Beschlussvorlage - 2024/0366

Der Städteregionstag trifft folgende Entscheidungen:

 

1. Er beschließt die Beteiligung der StädteRegion Aachen am Kooperationsprojekt „Rureifel Tourismus GmbH“.

 

2. Er beschließt die Gründung der Rureifel Tourismus GmbH und die damit einhergehende Übernahme eines Stammkapitalanteils von 10 % (= 2.500 €) auf der Grundlage des als Anlage 1 beigefügten Gesellschaftsvertrages sowie die als Anlage 2 beigefügte Konsortialvereinbarung und die hierin festgelegten Grundsätze zur Ausgestaltung der Gesellschaft. Ggfs. nachträglich notwendige Änderungen des Gesellschaftsvertragsentwurfes sowie des Entwurfes der Konsortialvereinbarung, die sich aus der Abstimmung z.B. mit der Aufsichtsbehörde, dem Registergericht oder dem Fördermittelgeber ergeben, gelten als mitbeschlossen, soweit diese die wesentlichen Inhalte des Gesellschaftsvertrages und der Konsortialvereinbarung nicht berühren.

 

3. Er beschließt analog zur Haushaltssatzung 2024 die Bereitstellung des Kostenbeitrages in Höhe von 75.000 Euro für das Jahr 2025 ff. und beauftragt die Verwaltung mit der Aufnahme entsprechender Haushaltsmittel in die Haushaltsplanung 2025 sowie die Mittelfristplanung.

 

4. Er beschließt die einmalige Bereitstellung eines Eigenanteils für das Förderprojekt „Interkommunale Zusammenarbeit“ in Höhe von 5.100 EUR.

 

 

 

 

 

 

 

5. Er beschließt die Entsendung der folgenden Personen in die Gremien der Rureifel Tourismus GmbH:´

 

Gesellschafterversammlung

Herr/Frau                      _________________

Stellvertretung:      ´ _________________

              

Aufsichtsrat

1. Herr/Frau                  _________________   

Stellvertretung:     _________________                           

2. Herr/Frau             _________________             

Stellvertretung:             _________________     

 

6. Er stimmt der Auflösung des Monschauer Land Touristik e.V. zu, in welchem die StädteRegion Aachen Mitglied ist, und weist die dorthin entsandten Vertreterinnen und Vertreter der StädteRegion Aachen an, der Auflösung in den entsprechenden Gremien zuzustimmen.

 

7. Die Beschlüsse 1.-6. stehen unter dem Vorbehalt der Gewährung von Landesmitteln aus dem Förderprogramm „Interkommunale Zusammenarbeit“.

Sachlage

Zuletzt wurde das Thema der Gründung der Rureifel Tourismus GmbH im Städteregionstag beraten und in dessen Sitzung vom 15.06.2023 wie folgt beschlossen (siehe nichtöffentliche SV 2023/0261)

 

1. Der Städteregionstag nimmt den der Sitzungsvorlage 2023/0261 als Anlage 1 beigefügten Entwurf des Gesellschaftsvertrages sowie den als Anlage 2 beigefügten Entwurf einer Konsortialvereinbarung zustimmend zur Kenntnis und befürwortet die Beteiligung der StädteRegion Aachen an der neu zu gründenden Tourismusorganisation.

 

2. Er stimmt im Rahmen der Vorbereitung der Gesellschaftsgründung der Einholung einer gebührenpflichtigen verbindlichen Auskunft bei der Finanzbehörde im Hinblick auf die Einstufung der Gesellschaft als Kostenteilungsgemeinschaft und die damit einhergehende nicht gegebene Umsatzsteuerbarkeit der Gesellschafterleistungen zu.

 

Nachdem sich die beteiligten Städte und Gemeinden, der Kreis Düren und die StädteRegion Aachen bereits seit Längerem mit der umfangreichen Vorbereitung des touristischen Kooperationsprojektes und der inhaltlichen Ausgestaltung der neu zu gründenden Gesellschaft befasst haben, soll in der anstehenden Sitzung des Städteregionstages die Gründung beschlossen werden.

 

Hintergrund der Bemühungen um eine Bündelung der touristischen Arbeit ist das Wissen um die große wirtschaftliche Bedeutung des Tourismus für die Region und dessen starke Relevanz im Zusammenhang mit der Attraktivität als Lebens- und Arbeitsraum.

 

Bislang zeigt sich eine sehr kleinteilige Organisationsstruktur und es bestehen mit dem Monschauer Land Touristik e.V., dem Rureifel Tourismus e.V., der Monschau-Touristik GmbH, der Rursee-Touristik GmbH, dem Roetgen-Touristik e.V. sowie der Stolberg- Touristik insgesamt sechs touristische Organisationen, welche innerhalb derselben Region nebeneinander gleiche Aufgaben wahrnehmen.

 

Diese kleinteilige Organisationsstruktur verhindert dabei durch die Parallelarbeit nicht nur eine angemessene Wahrnehmbarkeit in der Konkurrenz zu anderen touristischen Destinationen, sondern auch einen effizienten Einsatz der zur Verfügung stehenden Finanzmittel und des zur Verfügung stehenden Personals.

 

Daher haben sich die Kommunen Heimbach, Hürtgenwald, Kreuzau, Monschau, Nideggen, Roetgen, Simmerath und Stolberg sowie der Kreis Düren und die StädteRegion Aachen mit ihren touristischen Organisationen auf den Weg gemacht, aus dem bislang praktizierten punktuellen Kooperieren eine stabile gemeinsame Arbeit im Destinationsmanagement entstehen zu lassen.

 

Um den fachlich herausfordernden Prozess optimal zu begleiten, wurde eine Lenkungsgruppe bestehend aus Hauptverwaltungsbeamten sowie Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden der derzeitigen Tourismusorganisationen gebildet, welche in regelmäßigen Abstimmungsrunden die angestrebte Gründung einer neuen Tourismusorganisation inhaltlich vorbereitet hat.

 

Hierbei wurde zunächst mit Unterstützung qualifizierter Beratungsagenturen zum einen die gemeinsame Dachmarke entwickelt und zum anderen geeignete Organisations- und Finanzierungsmodelle herausgearbeitet. 

 

Die Ergebnisse dieser beiden Prozesse wurden am 16. August 2022 in Düren im Rahmen einer Informationsveranstaltung vorgestellt, zu welcher die Hauptverwaltungsbeamten sowie Vertreter/innen sämtlicher Fraktionen der politischen Gremien aller beteiligten Gebietskörperschaften eingeladen waren. Die teilnehmenden Rats-, Kreistags- und Städteregionstagsmitglieder hatten hier die Möglichkeit eines interkommunalen Austausches und der Klärung individueller Fragestellungen.

 

Im Anschluss wurde das Thema in der Zeit vom 23. August 2022 bis zum 18. Januar 2023 in sämtlichen für Tourismus zuständigen Fachausschüssen der beteiligten Gebietskörperschaften vorberaten und eine Fortführung des Vorhabens zur Abstimmung gebracht.

 

Im weiteren Verlauf wurde in enger Abstimmung mit den Beteiligungsverwaltungen des Kreises Düren und der StädteRegion Aachen die Rechtsform der GmbH gewählt. Zudem verständigte sich die Lenkungsgruppe basierend auf dem Ergebnis des Dachmarkenprozesses auf den Namen „Rureifel Tourismus GmbH“. Der der Vorlage als Anlage 1 beigefügte Gesellschaftsvertrag sowie die ergänzende Konsortialvereinbarung (Anlage 2) wurde anschließend unter Beteiligung einer Fachanwaltskanzlei erarbeitet.

 

In der Zeit vom 13. - 22. Juni 2023 wurde der Gesellschaftsvertragsentwurf den kommunalen Räten, dem Kreistag und dem Städteregionstag vorgelegt. Einzelne redaktionelle Änderungsvorschläge aus diesen Sitzungen wurden am 04. September 2023 in der Lenkungsgruppe diskutiert und finale Anpassungen beschlossen.

 

Nach erfolgter Beschlussfassung in den oben genannten Gremien wurde mit Datum 07.09.2023 eine verbindliche Auskunft beim Finanzamt beantragt, um Klarheit hinsichtlich der steuerlichen Auswirkungen für die beteiligten Gebietskörperschaften zu erhalten.

Die Verbindlichkeit einer solchen Auskunft bezieht sich alleine auf den konkret vorgelegten Sachverhalt. Änderungen im Gesellschafts- oder Konsortialvertrag können der Auskunft die rechtliche Bindung entziehen. Aus diesem Grunde war diese vor dem finalen Gründungsbeschluss in den Räten einzuholen. Nach § 89 Abgabenordnung ist über den Antrag auf Erteilung einer verbindlichen Auskunft innerhalb einer Frist von sechs Monaten ab Eingang durch das zuständige Finanzamt (hier: Aachen-Kreis) zu entscheiden.

Dieses hat am 22.02.2024 einen ersten Fragenkatalog zur weiteren Klärung des Sachverhalts übersandt. Im Rahmen des weiteren Verfahrens fanden am 12.03.2024 und 11.06.2024 intensive Gespräche in den Räumen des Finanzamtes statt, welches nun mit der verbindlichen Auskunft vom 18.07.2024 abgeschlossen werden konnte.

 

Damit sind die Beiträge der Gebietskörperschaften an die neu zu gründende GmbH nur in kleinem Umfang der Umsatzsteuer unterworfen. Dieses gilt nur für den Bereich, in welchem die Rureifel Tourismus GmbH unternehmerisch tätig sein wird, im Wesentlichen in den Bereichen des Souvenirverkaufs und der Buchung touristischer Leistungen. Diese Tätigkeiten sind nicht Teil der Kostenteilungsgemeinschaft und werden entsprechend abgegrenzt. Demzufolge ist die Beitragszahlung der Gesellschafter in einem kleinen Umfang mit Mehrwertsteuer zu belegen. Die Zusammensetzung der Kostenbeiträge ist unter den finanziellen Auswirkungen dargestellt.

 

Mit Blick auf eine effiziente Umsetzung des Vorhabens ist in einem vergleichsweise kurzen Zeitraum ein hoher finanzieller Einsatz erforderlich. Eine neue Zentrale muss eingerichtet, die standortübergreifende digitale Vernetzung hergestellt, das gemeinsame Personal arbeitsfähig werden. So fallen Investitions-, Schulungs- und Beratungskosten an, welche die neue Organisation zu einem leistungsfähigen Betrieb zusammenführen werden. Besonders in der Startphase wird der Erfolg der neuen Rureifel Tourismus GmbH an ihrer Sichtbarkeit gemessen werden, sodass zudem ein insgesamt erhöhter Werbeaufwand erforderlich sein wird.

 

Um diese notwendigen Aus- und Aufgaben in dieser komprimierten Form bewältigen zu können, wurde am 26. September 2023 ein Förderantrag im Landesprogramm „Interkommunale Zusammenarbeit“ gestellt. Die Lenkungsgruppe hat die Federführung und die administrative und finanzielle Abwicklung an die Gemeinde Simmerath übertragen, welche damit auch die Antragstellung in enger Zusammenarbeit mit der Bezirksregierung Köln übernommen hat. Bei zehn beteiligten Gebietskörperschaften beträgt die Zuwendung insgesamt 455.000 Euro, verbunden mit einer Förderquote von 90% und einem entsprechenden Gesamtausgabenvolumen in Höhe von 506.000 Euro. Damit beträgt der Eigenanteil 5.100 Euro pro zukünftigem Gesellschafter.

 

Zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung dauerte die Prüfung des Antrages aufgrund von erforderlichen interministeriellen Abstimmungen zwischen dem fördermittelzuständigen MHKBD NRW und dem fachlich einzubindenden MWIKE NRW noch an. Jedoch ist zwischenzeitlich bereits ein intensiver Informationsaustausch zwischen der antragstellenden Gemeinde Simmerath und der Bezirksregierung Köln erfolgt. In Ergänzung hierzu hat am 29. August 2024 ein gemeinsamer Abstimmungstermin mit dem MHKBD NRW in Düsseldorf stattgefunden. Im Rahmen eines konstruktiven Austausches wurde vereinbart, dass ergänzende vertiefende Unterlagen zur Klärung des beihilferechtlichen Sachverhaltes an die Bezirksregierung Köln zu übermitteln seien. Das MHKBD NRW hat eine kurzfristige Weiterbearbeitung zugesagt und eine zeitnahe Bewilligung in Aussicht gestellt.

 

Aufgrund der Bestätigung der grundsätzlichen Förderfähigkeit bereits im März 2023 darf von einem positiven Ausgang des Verfahrens ausgegangen werden. Mit Blick auf die Beteiligung von insgesamt zehn Gebietskörperschaften, welche eine kreisübergreifende Zusammenarbeit anstreben und ihre kleinteiligen Bestandsorganisationen auflösen oder einem neuen Zweck zuführen, ist die Gründung der Rureifel Tourismus GmbH auch aus Sicht des Fördermittelgebers ein Vorzeigeprojekt der interkommunalen Zusammenarbeit.

 

Eckdaten der neuen Gesellschaft

 

1. Personal

Die Rureifel Tourismus GmbH wird das Personal aus den Bestandsorganisationen Monschauer Land Touristik e.V., Monschau-Touristik GmbH, Rureifel Tourismus e.V., und Rursee-Touristik GmbH übernehmen. Dementsprechend haben im Vorfeld verschiedene vorbereitende Workshops mit Beteiligung aller Beschäftigten stattgefunden und es wurden darauf aufbauend vertiefende Abstimmungen zu zukünftigen Aufgabenfeldern getroffen.

Auf dieser Basis wurden sämtliche, in der neuen Gesellschaft vorgesehenen Stellen mit den zukünftigen Inhalten für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch eine renommierte Kommunalberatungsgesellschaft bewertet und nach TVöD eingruppiert.

Nach aktuellem Stand verfügt die Rureifel Tourismus GmbH zukünftig über 16,26 Vollzeitäquivalente. Hinzu kommen derzeit 34 Minijob-Kräfte, welche in der Gästeberatung in den Tourist-Informationen eingesetzt sind.

Eine Ausnahme bilden die Mitarbeitenden der Stolberg-Touristik, welche Angestellte der Stadtverwaltung sind und nicht in die neue Gesellschaft wechseln werden. Vor diesem Hintergrund wird die Kupferstadt Stolberg in ihren Tourist-Informationen weiterhin eigenes Personal zur Gästeberatung einsetzen, wodurch ein entsprechender Kostenbeitrag an die Rureifel Tourismus GmbH entfällt.

 

2. Aufgabenplanung / Organigramm

Die neue Gesellschaft wird in Erfüllung eines öffentlichen Zweckes unter Beachtung der Vorgaben der Gemeindeordnung NRW für ihre Gesellschafter alle Aufgaben übernehmen, welche der Stärkung und Weiterentwicklung des Tourismus in der Region Rureifel, der Förderung eines positiven Images der Destination Rureifel und der Steigerung ihres Bekanntheitsgrades dienen.

Operativ werden hierzu drei Fachbereiche gebildet, innerhalb derer die Aufgabenfelder bearbeitet werden. Die entsprechenden Inhalte und die Belegung mit Stellenumfängen sind dem als Anlage 3 beigefügten Organigramm zu entnehmen.

 

3. Finanzplanung

Die zu erwartenden Aufwendungen und Erlöse wurden auf Basis der bekannten Kennzahlen der Bestandsorganisationen sowie vorbereitend kalkulierter Kosten ermittelt und in eine Finanzplanung (Anlage 4) überführt. Ergänzende Erläuterungen finden sich in Anlage 5 zu dieser Vorlage.

 

4. Standort

Die Rureifel Tourismus GmbH wird ihren Sitz in der Gemeinde Simmerath haben. Der Standort hat sich gegenüber den alternativen Optionen bezüglich Raumangebot, Internetanbindung, Verfügbarkeit, Mietkosten und Erreichbarkeit als die beste Variante dargestellt.

Die Räumlichkeiten wurden durch den Vermieter umfassend umgebaut und an die Bedürfnisse der neuen Tourismusgesellschaft angepasst. Zur Sicherung der Zentrale für die neue GmbH ist zunächst der Monschauer Land Touristik e.V. zum 01.07.2024 als Mieter in den Mietvertrag eingetreten. Dieser wird entsprechend abgeändert, sobald die Gesellschaft gegründet ist. In Vorbereitung auf die zukünftige Zusammenarbeit wurde bereits gemeinsam mit dem Rureifel Tourismus e.V. mit der Ausstattung der Räumlichkeiten begonnen, um zu Jahresbeginn 2025 sofort die Arbeit aufnehmen zu können.

 

Rechtslage

Gem. § 26 Abs. 1 Buchst. m) KrO NRW ist für die erstmalige unmittelbare Beteiligung an einer Gesellschaft die Entscheidung des Städteregionstages herbeizuführen.

 

Gem. § 115 Abs. 1 Buchst. b) GO NRW ist die Beteiligung an einer Gesellschaft zudem der Bezirksregierung Köln als Aufsichtsbehörde anzuzeigen.

 

Hinsichtlich der Vertretung der StädteRegion Aachen in dem neu zu gründenden Unternehmen sind die folgenden Bestimmungen zu befolgen.

 

Für die Vertretung der StädteRegion Aachen in Organen von juristischen Personen oder Personenvereinigungen gilt § 113 GO NRW entsprechend. Vertreter, die Mitgliedschaftsrechte in Organen, Beiräten oder Ausschüssen von juristischen Personen oder Personenvereinigungen wahrnehmen, werden vom Städteregionstag bestellt oder vorgeschlagen. Ist mehr als ein Vertreter zu benennen, muss der Städteregionsrat oder ein von ihm vorgeschlagener Bediensteter dazuzählen (Verwaltungsmandat).

 

Gemäß § 113 Abs. 6 GO NRW haben Vertreter/innen der StädteRegion Aachen über die zur Wahrnehmung des Vertretungsamtes sowie die zur Beurteilung und Überwachung der Geschäfte, die das Unternehmen oder die Einrichtung betreibt, erforderliche betriebswirtschaftliche Erfahrung und Sachkunde zu verfügen.

 

Bezüglich der vorgesehenen Auflösung des Monschauer Land Touristik e.V. ist die StädteRegion Aachen an die geltende Vereinssatzung sowie die entsprechenden kommunalrechtlichen Bestimmungen gebunden. Die Voraussetzungen des § 111 GO NRW liegen angesichts des Aufgabenübergangs auf die neue Gesellschaft vor.

 

Angelegenheiten der wirtschaftlichen Beteiligungen werden gemäß § 8 Abs. 2 der Geschäftsordnung grundsätzlich in nicht-öffentlicher Sitzung verhandelt, aufgrund teils abweichender Geschäftsordnungsregelungen der Mitgesellschafter und der öffentlichen Bedeutung des Themas wird die Angelgenheit vorliegend ausnahmsweise öffentlich beraten.

Finanzielle/bilanzielle Auswirkungen

Die zehn beteiligten Gebietskörperschaften werden jeweils 10% der Gesellschaftsanteile halten, zur Gründung der Gesellschaft müssen 2.500 Euro bereitgestellt werden.

 

Die Kostenbeiträge der kommunalen Gebietskörperschaften an die neue Gesellschaft setzen sich zusammen aus

 

1.                  einer anteilig zu tragenden, gemeinsamen Grundfinanzierung sowie
2.                  den Kosten der einzelnen Standorte der Touristinformationen und das zentrale Wegemanagement für die lokalen Wanderwege, welche für jede Kommune nach Aufwand errechnet werden.

 

Das Finanzierungsmodell zur Grundfinanzierung der Rureifel Tourismus GmbH basiert auf einem gemeinsam festgelegten Berechnungsschlüssel, dem die Wertschöpfungsstudien des dwif zu Grunde liegen, welche für alle beteiligten Kommunen vorliegen. Bei diesem Schlüssel fließen die gemäß der dwif-Studien ermittelten Tagesreisen und Übernachtungszahlen zu jeweils 40% und die Einwohnerzahlen zu 20% in die Berechnung ein. Näheres ist der in Anlage 2 beigefügten Konsortialvereinbarung zu entnehmen.

 

Es ist vorgesehen, dass die StädteRegion Aachen und der Kreis Düren zur Unterstützung des Vorhabens einen jährlichen Zuschuss in Höhe von 75.000 € leisten.

 

Wie oben beschrieben, wird die Rureifel Tourismus GmbH in geringem Umfang (10%) in der steuerrechtlichen Betrachtung unternehmerisch tätig sein. Diese Bereiche sind nicht Teil der Kostenteilungsgemeinschaft und werden entsprechend abgegrenzt. So sind zehn Prozent der Beitragszahlungen zur Grundfinanzierung und der Front-Office-Leistungen mit Mehrwertsteuer zu belegen. Die Kostenaufteilung ergibt sich aus nachstehender Übersicht.

 

	Grund-finanzierung*	Front-Office TI	MWST.	Wege-management	GESAMT
Heimbach	87.439,40 €	75.720,50 €	3.100,04 €	2.943,50 €	169.203,44 €
Hürtgenwald	26.129,00 €	45.720,50 €	1.365,14 €	8.071,00 €	81.285,64 €
Kreuzau	39.739,40 €	-	755,05 €	5.932,50 €	46.426,95 €
Monschau	89.665,40 €	187.154,25 €	5.259,57 €	11.333,00 €	293.422,22 €
Nideggen	51.420,60 €	57.147,00 €	2.062,78 €	6.618,50 €	117.248,88 €
Roetgen	27.061,80 €	-	514,17 €	1.718,50 €	29.294,47 €
Simmerath	98.007,60 €	154.294,00 €	4.793,73 €	10.902,50 €	267.997.83 €
Stolberg	110.505,00 €	-	2.099,60 €	10.836,00 €	123.440,60 €
Kreis Düren	75.000,00 €	-	-	-	75.000,00 €
StädteRegion	75.000,00 €	-	-	-	75.000,00 €
Gesamt	679.968,20 €	541.470,00 €		58.355,50 €	1.278.310,03 €

*geringfügige Abweichungen durch prozentuale Berechnung mit nur zwei Kommastellen

 

Im Zuge der Neustrukturierung der touristischen Organisation wird die Rureifel Tourismus GmbH zukünftig in den Tourist-Informationen das Personal, das Büromobiliar, die Kommunikationstechnik und die Verbrauchsmaterialien stellen. Die Übernahme der Pacht-, Reinigungs- und Betriebskosten für die einzelnen lokalen Einheiten obliegt alleinig der jeweiligen Standortkommune.

 

Zwar ist mit der Neugründung der Rureifel Tourismus GmbH die Auflösung des  Monschauer Land Touristik e.V. vorgesehen, der Verein muss jedoch im Jahr 2025 noch mit entsprechenden Mitteln ausgestattet sein, um den Übergang zu organisieren und die Liquidation vorzubereiten (vgl. SV 2024/0375).

 

Die Mittel für Liquidierung und Schlussbilanz im Zuge der Auflösung sind sodann durch den Verein selbstständig zu tragen und müssen nach derzeitigen Erkenntnissen nicht seitens der Mitglieder bereitgestellt werden. Mit Blick auf das gesetzlich vorgeschriebene Sperrjahr wird die vollständige Löschung erst im Jahr 2026 erfolgen können.

 

Im Produkt 150103 "Tourismusförderung und -entwicklung" steht im Sachkonto 549300 "Mitgliedsbeiträge an Verbände, Vereine und Institutionen" ein Betrag in Höhe von 75.000 Euro als Mitgliedsbeitrag für die neu zu gründende Rureifel Tourismus GmbH zur Verfügung. Der im Rahmen der IKZ-Förderung zu erbringende Eigenanteil i.H.v. 5.100 € wird ebenfalls aus dem Produkt 150103, Sachkonto 531826 bereitgestellt. Das Stammkapital wird aus dem Produkt 150201 Verwaltung der wirtschaftlichen Unternehmen, Sachkonto 111461 bereitgestellt.

 

gez.: Dr. Grüttemeier