Mitteilungsvorlage - 2024/0209

Sachlage

Mit nachfolgendem Sachstandsbericht informiert die Verwaltung über die IT-Projekte/-Maßnahmen für das Jahr 2024 (s. Anlage).

 

Hierzu gehören IT-Projekte z. B. zur

 

• Entwicklung oder Implementierung von Online-Prozessen für die Einwohner_innen,
• technischen (Weiter-)Entwicklung von Fachanwendungen,
• Weiterentwicklung des Dokumentenmanagement-/Archivsystems (DMS) und der elektronischen Akte (E-Akte),
• Weiterentwicklung der Webseite und der Portale der StädteRegion Aachen.

 

Derzeit sind 197 IT-Projekte vorgesehen, hiervon wurden

 

1. 143 IT-Projekte im Rahmen der Haushaltsaufstellung 2024 von den Ämtern/Stabsstellen angemeldet,
2. einzelne IT-Projekte aus den letzten Haushaltsjahren übertragen, da sie aus Ressourcen-Gründen nicht umgesetzt/begonnen werden konnten,
3. einzelne IT-Projekte aus den letzten Haushaltsjahren fortgeführt (mehrjährige IT-Projekte),
4. einzelne IT-Projekte im Nachgang zur Haushaltsaufstellung in die Liste aufgenommen, da ihre Umsetzung zwischenzeitlich aufgrund einer gesetzlichen Änderung oder einer sonstigen Dringlichkeit notwendig geworden ist, z. B. aufgrund von Fördermitteln zur Digitalisierung der Ausländerbehörden (s. Sitzungsvorlagen-Nr. 2024/0153). Nach derzeitigem Stand geht die Verwaltung davon aus, dass für den entstehenden finanziellen Mehrbedarf ausreichend Förder-/ Deckungsmittel zur Verfügung stehen.

 

Die IT-Projektliste stellt für jedes Projekt

• die grobe Zeitplanung
• den Umsetzungsstand mit Hilfe eines Ampelsystems (Stand: 05/2024)
• den Projektfortschritt mit Hilfe sog. „Harvey Balls“ (Stand: 05/2024)

dar.

 

Die entsprechende Legende für die Erläuterung der Harvey-Balls und des Ampelsystems kann der letzten Seite der Anlage entnommen werden.

 

Die Verwaltung hat die IT-Projekte in die folgenden vier Projektkategorien zusammengefasst, die gleichzeitig die erforderlichen Bausteine für die Digitalisierung einer Verwaltung darstellen:

 

Fachanwendung

Hierbei handelt es sich um IT-Projekte zur Einführung, Weiterentwicklung oder Anpassung von Fachanwendungen. Dies sind Softwareprogramme, die für die Erledigung der spezifischen und vielfältigen internen/externen Geschäftsprozesse der Verwaltung notwendig sind.

 

Webseite/Serviceportal

Hierbei handelt es sich um IT-Projekte, die u. a. eine Auswirkung auf die Webseite oder das Serviceportal haben und sich mit der Weiterentwicklung dieses Bereichs beschäftigen.

 

DMS

Hierbei handelt es sich um IT-Projekte zum weiteren Ausbau des Dokumentenmanagement-/Archivsystems (DMS/eAkte).

Die Verwaltung hat frühzeitig ein Dokumentenmanagement-/Archivsystem (DMS/eAkte) eingeführt, das Grundlage für die Ablösung von papiergebundenen Akten ist. Die Weiterentwicklung mit Hilfe von zusätzlichen Modulen und der Ausbau des DMS werden mit Hilfe dieser Projektkategorie dargestellt.

 

Infrastruktur

Hierbei handelt es sich um IT-Projekte hinsichtlich infrastruktureller IT-Komponenten wie u. a. Verzeichnisdienst, Server, Speicherplatz, Netzwerkservice und Datenbanken.

 

 

Die nachfolgende Abbildung 1 zeigt die Verteilung der IT-Projekte in den jeweiligen Projektkategorien und ergänzend um die Anteile der IT-Projekte, die sich explizit mit der Digitalisierung von

• nach außen gerichteten Verwaltungsprozessen (im Folgenden „Digitalisierung externer Prozesse“) im Rahmen des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) und / oder
• internen Prozessen beschäftigen.

 

Dabei ist zu beachten, dass darüber hinaus IT-Projekte umgesetzt werden, die sich nicht mit der Digitalisierung von Prozessen beschäftigen; hierzu gehören z. B. Erweiterungen / Updates von Fachanwendungen und Infrastrukturkomponenten.

 

Abbildung 1: Verteilung Projektkategorien 2024 (Stand: 05/2024)

 

 

Die nachfolgende Abbildung 2 zeigt kumuliert den Umsetzungsstand der IT-Projekte:

 

Abbildung 2: Umsetzungsstand IT-Projekte 2024 (Stand: 05/2024)

 

Die nachfolgende Abbildung 3 zeigt kumuliert den Umsetzungsgrad der IT-Projekte:

 

Abbildung 3: Umsetzungsgrad IT-Projekte 2024 (Stand: 05/2024)

 

 

 

Die Verwaltung bittet um Kenntnisnahme.

 

 

Im Auftrag:

gez.: Dr. Ziemons