Beschlussvorlage - 2024/0153

1. Der Städteregionstag nimmt zur Kenntnis, dass dem A 33 - Ausländeramt kurzfristig Drittmittel des Bundes zur Digitalisierung zur Verfügung gestellt wurden. 

2. Der Städteregionstag stimmt gemäß § 83 GO NRW i.V.m. § 7 der Haushaltssatzung 2024 der Städteregion Aachen erheblichen über-/außerplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen im Produkt 02.03.05 “Ausländerangelegenheiten”, Teilprodukt 933200 “Aufenthaltsangelegenheiten” bis zur Höhe der vom Bund zur Verfügung gestellten Drittmittel in Höhe von 1.190.791,89 € zu.

Sachlage

Das A 33 - Ausländeramt befindet sich in umfassenden Modernisierungs- und Veränderungsprozessen. Ein Bestandteil sind Maßnahmen zur Digitalisierung der Arbeitsplätze/-abläufe und der Publikumsbereiche. Hierfür sieht der Haushalt 2024 als Teilbetrag der IT-Projektkosten im Sachkonto 545831 Mittel i. H. v. circa 225.000,00 € vor. Mit Beschluss der Ministerpräsidentenkonferenz vom 10.05.2023 hat der Bund Finanzmittel i. H. v. einer Milliarde Euro zur Entlastung der Kommunen und zur Finanzierung der Digitalisierung der Ausländerbehörden zur Verfügung gestellt. Hiervon sind im Land Nordrhein-Westfalen insgesamt 100 Millionen € für die Digitalisierung der Ausländerbehörden vorgehalten worden, davon 50 Millionen € als fachbezogene Pauschale für die 81 kommunalen Ausländerbehörden. Die Städteregion Aachen hat nach dem angewandten Verteilungsschlüssel eine fachbezogene Pauschale in Höhe von 1.190.791,89 € erhalten (Bewilligungsbescheid vom 11.12.2023). Diese Drittmittel stehen dem A 33 - Ausländeramt für geplante Maßnahmen der Digitalisierung zusätzlich bis zum 31.12.2024 zur Verfügung. Da diese Mittel im Haushalt für das Jahr 2024 aufgrund der Kurzfristigkeit keine Berücksichtigung finden konnten, sind diese formal als über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen nachträglich zu beschließen.

Nachfolgende Maßnahmen zur Modernisierung der Arbeitsplätze/-abläufe sowie der Publikumsbereiche sind geplant: 

1) Modernisierung der Arbeitsplätze/-abläufe

Anschaffung einer Softwarelösung für die Einrichtung von digitalen Bürgerbüros

Über die Anschaffung einer Softwarelösung für die Einrichtung von digitalen Bürgerbüros soll größtenteils der erforderliche Kundenkontakt (auch) online angeboten werden. Über diese digitale Büroumgebung entfällt eine persönliche Vorsprache, da von der Terminvereinbarung, über eine Vorsprache mittels Videochat, der Identifikation, der Bearbeitung von Formularen und der Unterschrift bis hin zur Bezahlung alle Prozessschritte in ein digitales Fachverfahren integriert werden können. Idealerweise verfügt die Softwarelösung über eine Schnittstelle zu der in der Verwaltung bereits eingesetzten Software zur Terminvereinbarung bzw. der Aufrufanlage. Die Vorteile bestehen für die Kundinnen und Kunden im Wegfall der persönlichen Vorsprache und für die Mitarbeitenden in der Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten. Bislang ist mobile Arbeit für Mitarbeitende im Publikumsverkehr nicht oder nur eingeschränkt möglich. Somit wird die Grundlage für neue Arbeitsplatzmodelle wie dem sogenannten „desk sharing“ geschaffen und die Attraktivität des Fachamtes für neue Beschäftigte gesteigert. Im Rahmen eines Testzeitraums bis Jahresende soll eine Softwarelösung für eine Nutzung in der Gesamtverwaltung geprüft werden.

 

Etablierung eines Sicherheitskonzepts

Aufgrund der IT-Sicherheit wird hier auf die entsprechende Anlage in der Sitzungsvorlagen-Nr.: 2024/0094 verwiesen.

Test und Anschaffung von Hochsicherheits-Laptops

Im Rahmen des Sicherheitskonzepts soll in einer Testphase der Einsatz von Hochsicherheits-Laptops geprüft werden. Am Markt gibt es derzeit zwei vom BSI zertifizierte Produkte. Solche Hochsicherheits-Laptops kommen bereits bei Behörden des Bundes und der Länder zum Einsatz. Im Anschluss an die Testphase sollen entsprechende Geräte für Mitarbeitende beschafft werden.

 

Digitalisierung von Papierakten

Aktuell sind im A 33 - Ausländeramt rund 25.000 Akten in analoger Form im aktiven Datenbestand. Hinzukommen die inaktiven Fälle in den Archiven des Fachamts, die aufgrund der Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren den größten Teil des Bestands darstellen. Jenseits der Aufbewahrungspflichten wird dieser inaktive Datenbestand im laufenden Geschäft lediglich in Einzelfällen benötigt. Deshalb sollen in einer priorisierten Vorgehensweise zuerst die aktiven Akten digitalisiert werden, um fortan mit dem Standard digitaler Akten eine Grundvoraussetzung für die geplante Umstrukturierung hin zu einem Front- und Backoffice-Betrieb zu schaffen. 

 

Optimierung der DMS-Systeme

Neben der Digitalisierung von Bestandsakten ist vorbereitend auf die geplante Umstrukturierung hin zu einem Front-/Backoffice-Betrieb auch die Anpassung der DMS-Systeme (Dokumentenmanagement-Systeme) notwendig. Zukünftig sollen die Mitarbeitenden des Frontoffices die erforderlichen Dokumente entgegennehmen und digitalisieren. Für eine medienbruchfreie Bearbeitung ist eine Erweiterung der eingesetzten Softwarelösung notwendig.

Callcenter
Um das zunehmende Anrufenden-Aufkommen im Callcenter des A 33 - Ausländeramt bewältigen zu können, sind technische und organisatorische Maßnahmen notwendig. Mit Hilfe einer Beratungsdienstleistung soll eine Analyse des Ist-Zustands durchgeführt und Lösungen für optimierte Prozesse im Callcenter erarbeitet werden. Zur Vorbereitung hat ein verwaltungsinterner Workshop stattgefunden.

Anschaffung diverser Soft- und Hardware

Mit der Beschaffung von Druckern, Hochleistungs-Scannern, mobilen Endgeräten (zum Beispiel Tablets), Webcams und eines digitalen Whiteboards sollen Arbeitsabläufe vereinfacht und eine medienbruchfreie Bearbeitung gefördert werden. Die Kosten zur Anschaffung eines digitalen Whiteboards sind bereits im Haushalt 2024 berücksichtigt.

2) Modernisierung der Publikumsbereiche

Anschaffung von Self-Service-Terminals

Aufgrund neuer Regelungen des Passgesetzes, Personalausweisgesetzes und der Aufenthaltsverordnung sollen in Inlandsbehörden nur noch digital erstellte und medienbruchfrei Lichtbilder im Antragsprozess für hoheitliche Dokumente akzeptiert werden. Die Self-Service-Terminals bieten die Möglichkeit, alle erforderlichen Daten innerhalb eines Arbeitsprozesses abzubilden. Hierzu gehört die Erfassung der Unterschrift, der Fingerabdrücke und eines Lichtbildes, welches sofort auf Biometrie-Konformität geprüft wird. Für das A 33 - Ausländeramt sollen insgesamt sechs Terminals angeschafft werden, um an allen Standorten Geräte einsetzen und Wartezeiten für die Kundinnen und Kunden geringhalten zu können. Die Anschaffung von drei Terminals ist bereits im Haushalt 2024 berücksichtigt, die Drittmittel ermöglichen die Anschaffung von insgesamt sechs Terminals.

 

Einführung eines Chat-Bot / Überarbeitung der Informationsseiten

Auf den Informationsseiten des A 33 – Ausländeramt im Webauftritt der Städteregion Aachen soll zusätzlich ein mehrsprachiger Chat-Bot Fragen von Kund_innen, die ansonsten per Mail oder Telefon im Callcenter eingehen würden, beantworten. Außerdem ist geplant, dass für die Informationsseiten des Ausländeramtes kurze Tutorial-Videos erstellt werden, um diverse Vorgänge einfach zu erklären.

 

Ausbau der Kassensysteme

An den derzeit drei Standorten des A 33 - Ausländeramt (Hackländerstraße, RWTH und Aachen Arkaden) sollen in Zukunft stationäre Zahlungsterminals zur Verfügung gestellt werden, welche elektronische und damit bargeldlose Zahlungsprozesse aller gängigen Formate und Anbieter ermöglichen. Vorteilhaft wirkt sich dabei aus, dass die Zahlung unmittelbar im Fachverfahren abgebildet wird und kein separater Zahlungsnachweis nach dem Gang zum Kassenautomaten mehr nötig ist. Zudem entfallen die Abrechnungen mit dem Sicherheitsunternehmen und auch Bargeldtransporte gehören der Vergangenheit an. Die Einsparungen für die Bewirtschaftung des Bargeldbestandes wird aktuell auf 10.000 € geschätzt. Die Projektkosten sind bereits im Haushalt 2024 berücksichtigt.

 

Anschaffung von PIK-Stationen

Zum 31.12.2024 werden die drei aktuell im Einsatz befindlichen PIK-Stationen (Personalisierungsinfrastrukturkomponente) seitens der Bundesdruckerei gekündigt. Eine Neuanschaffung von drei neuen PIK-Stationen ist zeitnah erforderlich, da Ausländerbehörden gemäß § 49 AufenthG verpflichtend sind, die Identität eines Ausländers durch erkennungsdienstliche Maßnahmen zu sichern und zu verarbeiten. Die PIK-Stationen müssen hierbei mit dazugehörigen Peripheriegeräten ausgestattet sein. Hierzu zählt eine Kamera zur Aufnahme von Lichtbildern, ein Passprüfer sowie ein Fingerabdrucksensor zur Registrierung der Fingerabdrücke.

Dokumentenausgabebox

Durch die Anschaffung einer Dokumentenausgabebox, welche mit dem eingesetzten Fachverfahren kombiniert genutzt werden kann, sollen die Wartezeiten im Publikumsbereich deutlich reduziert werden. Bürger_innen können ihre Dokumente schnell und bequem ohne Termin abholen. Die Anschaffung einer Dokumentenausgabebox ist bereits für das Haushaltsjahr 2025 fest vorgesehen, sollten andere für das Haushaltsjahr 2024 geplante Maßnahmen nicht zum Tragen kommen, könnten die zur Verfügung stehenden Fördermittel zur Finanzierung genutzt werden.

 

Ausbau der Aufrufanlage

Aufgrund der Umstrukturierung des A 33 ist der Ausbau der bestehenden Aufrufanlage erforderlich. Im Zuge dessen ist beabsichtigt, für das Frontoffice in den Aachen Arkaden weitere Monitore und ein weiteres Anmeldeterminal anzuschaffen. Der Ausbau der Aufrufanlage ist bereits für das Haushaltsjahr 2025 fest vorgesehen, sollten andere für das Haushaltsjahr 2024 geplante Maßnahmen nicht zum Tragen kommen, könnten die zur Verfügung stehenden Fördermittel zur Finanzierung genutzt werden. 

 

Rechtslage

Nach § 83 Abs. 2 der GO NRW i. V. m. § 53 Abs. 1 KrO NRW ist bei erheblichen überplanmäßigen und außerplanmäßigen Aufwendungen und Auszahlungen die vorherige Zustimmung des Städteregionstages einzuholen. Laut § 7 der Haushaltssatzung 2024 der Städteregion Aachen gelten überplanmäßige Aufwendungen als erheblich, wenn sie im Einzelfall den jeweiligen Haushaltsansatz um 100.000 € übersteigen.

Personelle Auswirkungen

Die Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen erfolgt mit dem vorhandenen Personal des A 33 – Ausländeramt und des A 12 - Amt für Digitalisierung und IT. Bestandteil des Maßnahmenkataloges sind ebenfalls Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeitende des Ausländeramtes im Hinblick auf die neu einzusetzenden Hard-/Softwarelösungen.

 

Finanzielle/bilanzielle Auswirkungen

Zur Umsetzung der Maßnahmen stehen zusätzlich zu den geplanten Haushaltsansätzen 2024 Drittmittel des Bundes i. H. v. 1.190.791,89 € zu Verfügung. Dies führt zu voraussichtlichen Mehraufwendungen/Mehrauszahlungen auf den nachfolgenden Sachkonten:

1. 545821 IT-Fachanwendungen (lfd. Kosten) Mehraufwendungen von 150.000,00 €. Im Haushaltsjahr 2024 stehen auf diesem Sachkonto geplante Mittel in Höhe von 424.169,00 € zu Verfügung.
2. 545831 IT-Fachanwendungen (Projekte) Mehraufwendungen von 593.410,89 €. Im Haushaltsjahr 2024 stehen auf diesem Sachkonto geplante Mittel in Höhe von 223.403,00 € zur Verfügung.
3. 011008 Zugang DV-Software außerplanmäßige Auszahlungen von 6.188,00 €.
4. 081115 Zugang BGA (zentrale Beschaffung A 12) außerplanmäßige Auszahlungen von 441.193,00 €.

Die o. a. Maßnahmen führen zu Vergaben, die bereits getätigt wurden oder noch zu tätigen sind. Hierbei handelt es sich entweder um Geschäfte der laufenden Verwaltung, sofern die Vergabesumme je Maßnahme unter 100.000 € zuzüglich MwSt. liegt, oder um Vergaben über 100.000 € zzgl. MwSt., für die nach § 4 Abs. 1 Buchstabe a) der Hauptsatzung der StädteRegion Aachen der Städteregionsausschuss zuständig ist (s. Sitzungsvorlagen-Nr. 2024/0152).

Die Verwaltung unterrichtet den jeweils zuständigen Fachausschuss bzw. Städteregionsausschuss in dessen nächster Sitzung über alle Vergabeentscheidungen "als Geschäft der laufenden Verwaltung" ab einem Auftragswert von 50.000,00 € zuzüglich MwSt. (s. Sitzungsvorlagen-Nr. 2024/0094).

In Vertretung:

gez.: Nolte