Mitteilungsvorlage - 2023/0144

Sachlage:

Mit nachfolgendem Sachstandsbericht informiert die Verwaltung über die IT-Projekte/-Maßnahmen für das Jahr 2023 (s. Anlage).

Hierzu gehören IT-Projekte z. B. zur

• Entwicklung oder Implementierung von Online-Prozessen für die Einwohner_innen,
• technischen (Weiter-)Entwicklung von Fachanwendungen,
• Weiterentwicklung des Dokumentenmanagement-/Archivsystems (DMS) und der elektronischen Akte (E-Akte),
• Weiterentwicklung der Webseite und der Portale der StädteRegion Aachen.

Derzeit sind 168 IT-Projekte vorgesehen, hiervon wurden

1. 124 IT-Projekte im Rahmen der Haushaltsaufstellung 2023 von den Ämtern/Stabsstellen angemeldet,
2. einzelne IT-Projekte aus den letzten Haushaltsjahren übertragen, da sie aus Ressourcen-Gründen nicht umgesetzt/begonnen werden konnten,
3. einzelne IT-Projekte aus den letzten Haushaltsjahren fortgeführt (mehrjährige IT-Projekte),
4. einzelne IT-Projekte im Nachgang zur Haushaltsaufstellung in die Liste aufgenommen, da ihre Umsetzung zwischenzeitlich aufgrund einer gesetzlichen Änderung oder einer sonstigen Dringlichkeit notwendig geworden ist. Nach derzeitigem Stand geht die Verwaltung davon aus, dass für den entstehenden finanziellen Mehrbedarf ausreichend Deckungsmittel zur Verfügung stehen.

Die IT-Projektliste stellt für jedes Projekt

• die grobe Zeitplanung
• den Umsetzungsstand mit Hilfe eines Ampelsystems
• den Projektfortschritt mit Hilfe sog. „Harvey Balls“

dar.

Die entsprechende Legende für die Erläuterung der Harvey-Balls und des Ampelsystems kann der letzten Seite der Anlage entnommen werden.

Die letztjährige Übersicht (s. Sitzungsvorlagen - Nr. 2022/0248) wurde um folgende drei Spalten ergänzt:

• Projektkategorie (im Sinne einer „Gruppierung“, Erläuterung s. u.)
• Digitalisierung externer Prozesse (ja/nein)
• Digitalisierung interner Prozesse (ja/nein)

Die Verwaltung hat die IT-Projekte - wie von der politischen Vertretung gewünscht – in die folgenden vier Projektkategorien zusammengefasst, die gleichzeitig die erforderlichen Bausteine für die Digitalisierung einer Verwaltung darstellen:

Fachanwendung

Hierbei handelt es sich um IT-Projekte zur Einführung, Weiterentwicklung oder Anpassung von Fachanwendungen. Dies sind Softwareprogramme, die für die Erledigung der spezifischen und vielfältigen internen/externen Geschäftsprozesse der Verwaltung notwendig sind.

Webseite/Serviceportal

Hierbei handelt es sich um IT-Projekte, die u. a. eine Auswirkung auf die Webseite oder das Serviceportal haben und sich mit der Weiterentwicklung dieses Bereichs beschäftigen (s. Sitzungsvorlagen - Nr. 2023/0100).

DMS

Hierbei handelt es sich um IT-Projekte zum weiteren Ausbau des Dokumentenmanagement-/Archivsystems (DMS/eAkte).

Die Verwaltung hat frühzeitig ein Dokumentenmanagement-/Archivsystem (DMS/eAkte) eingeführt, das Grundlage für die Ablösung von papiergebunden Akten ist. Die Weiterentwicklung mit Hilfe von zusätzlichen Modulen und der Ausbau des DMS werden mit Hilfe dieser Projektkategorie dargestellt.

Infrastruktur

Hierbei handelt es sich um IT-Projekte hinsichtlich infrastruktureller IT-Komponenten wie u. a. Verzeichnisdienst, Server, Speicherplatz, Netzwerkservice und Datenbanken.

Die nachfolgende Abbildung 1 zeigt die Verteilung der IT-Projekte in den jeweiligen Projektkategorien und die Anteile der IT-Projekte, die sich mit der Digitalisierung von

• nach außen gerichteten Verwaltungsprozessen (im Folgenden „Digitalisierung externer Prozesse“) im Rahmen des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) oder
• internen Prozessen beschäftigen:

Abbildung 1: Verteilung Projektkategorien 2023 (Stand: 14.04.2023)

Die nachfolgende Abbildung 2 zeigt kumuliert den Umsetzungsstand der IT-Projekte:

Abbildung 2: Umsetzungsstand IT-Projekte 2023 (Stand: 14.04.2023)

Die nachfolgende Abbildung 3 zeigt kumuliert den Umsetzungsgrad der IT-Projekte:

Abbildung 3: Umsetzungsgrad IT-Projekte 2023 (Stand: 14.04.2023)

Die Verwaltung bittet um Kenntnisnahme.

Im Auftrag:

gez. Dr. Ziemons