Mitteilungsvorlage - 2023/0142

Sachlage:

Mit nachfolgendem Sachstandsbericht informiert die Verwaltung einerseits über den Stand der Digitalisierung der Verwaltung der StädteRegion Aachen und andererseits über bundes- und landesweite Weiterentwicklungen sowie die derzeitigen Rahmenbedingungen.

Die Verwaltung wird hierzu in der Sitzung ergänzend mündlich berichten.

Digitalisierung in der Verwaltung der StädteRegion Aachen

Die Verwaltung baut kontinuierlich das Angebot digitaler Verwaltungsdienstleistun­gen aus. Folgende IT-Projekte sind Beispiele, bei denen es die Verwaltung z. B. für Einwohner_innen oder Mitarbeitende ermöglicht hat, bisher analoge Verwaltungs-dienstleistungen auch digital zugänglich zu machen.

Mit dem Projekt “Internetbasierte Fahrzeugzulassung” (kurz: i-Kfz) im Straßenverkehrsamt wurde für Einwohner_innen ermöglicht, Dienstleistungen der Zulassungsbehörde online zu beantragen und abzuwickeln. Mit Inkrafttreten der „Vierten Verordnung zur Änderung der Fahrzeug-Zulassungsverordnung und anderer straßenverkehrsrechtlicher Vorschriften“ wurde die internetbasierte Abwicklung aller Standardzulassungsvorgänge für Privatpersonen ermöglicht (Stufe 3). Im nächsten Schritt (Stufe 4) ist die Ausweitung der internetbasierten Kfz-Zulassung auf juristische Personen vorgesehen. Insbesondere Unternehmen sollen hiervon profitieren (s. Sitzungsvorlagen-Nr. 2023/0165).

Weitere Verwaltungsdienstleistungen, welche im Rahmen von IT-Projekten durch die Verwaltung im Straßenverkehrsamt digitalisiert werden konnten, sind die Beantragung von Feinstaubplaketten, die Mitteilung einer Adressänderung und die Beantragung von „Sonntagsfahrgenehmigung“ für Speditionen.

Mit der Online-Beantragung von Feinstaubplaketten konnte zu den bereits bestehenden Bezugsquellen eine weitere Möglichkeit geschaffen werden, eine Feinstaubplakette zu beziehen. Sowohl im Inland als auch im Ausland zugelassene Fahrzeuge benötigen eine solche Plakette für die Einfahrt in Umweltzonen in Deutschland. Die Feinstaubplakette wird bei der Beantragung online bezahlt und auf dem Postweg zugestellt.

Nach einem Umzug und somit einer Anschriftenänderung beim zuständigen Einwohnermeldeamt bzw. bei der örtlichen Gewerbestelle ist die Adressänderung dem Straßenverkehrsamt mitzuteilen. Ein Adressaufkleber sowie eine Anleitung werden nach einer Online-Adressänderung auf dem Postweg zugesandt, damit die Änderung in der Zulassungsbescheinigung Teil 1 selbst vorgenommen werden kann.

Sonntagsfahrgenehmigungen für Speditionen können ebenfalls online beantragt werden. Die Genehmigung kann von den Antragstellenden online bezogen werden und die Bezahlung erfolgt mit dem digital übermittelten Gebührenbescheid.

Zudem wurde es mit dem Projekt „FührerscheinAntragOnline“ (kurz: FAO) Einwohner_innen ermöglicht, den Führerscheinaustausch gemäß der Umtausch­pflicht für Führerscheine, einen Ersatzführerschein, einen internationalen Führerschein oder eine Fahrerkarte online zu beantragen und anschließend per E-Payment zu bezahlen.

Im Amt für Inklusion und Sozialplanung wurde ein kommunales Monitoring zur Raumentwicklung (kurz: KomMonitor) eingeführt. KomMonitor ist eine Web-Software, die geografische Informationen (z. B. Stadtpläne) mit anderen Daten (z. B. Sozialdaten) kombiniert. Damit ist es möglich, soziale und damit einhergehende Fragestellungen im Bereich der Sozialplanung zeitnah und inhaltlich multidimensional zu betrachten, um z. B. (sozialräumliche) Angebote bedarfsge­recht ausrichten zu können.

Mit dem Projekt „Care Kita-App“ im Amt für Kinder, Jugend und Familie konnten als Pilot vier Kitas im Simmerath dabei unterstützt werden, ihre organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben digital abzuwickeln. Die Care Kita‑App schafft eine technisch zuverlässige und sichere Möglichkeit, Eltern am Geschehen in der Kita teilhaben zu lassen und über die betriebliche Lage in der KiTa informiert zu sein. Einige der Funktionen sind Push-Nachrichten, An- und Abwesenheitsmeldungen von Kindern sowie der Daten- und Medienaustausch mit Eltern. Über die Einführung der Care Kita-App in den restlichen 26 Kitas in Trägerschaft der StädteRegion Aachen entscheidet der Städteregionsausschuss in seiner Sitzung am 04.05.2023 (s. Sitzungsvorlagen-Nr. 2023/0161).

Im Amt für Bauaufsicht und Wohnraumförderung konnte das Antragsverfahren auf Fördermittel für steckerfähige Photovoltaikanlagen sowohl für Mieter als auch für Haus- und Wohnungseigentümer digitalisiert werden. Aufgrund der politischen Entscheidung, auch kleine Anlagen für die regenerative Energiegewinnung in den Blick zu nehmen und damit Balkon-Kraftwerke bzw. Stecker-Photovoltaikanlagen zu fördern, hat der Städteregionstag in seiner Sitzung am 30.03.2023 eine Richtlinie beschlossen (s. Sitzungsvorlagen-Nr. 2023/0020 und 2023/0020-E1), die ein digitales Antragsverfahren vorsieht. Bei einer positiven Förderentscheidung wird dem Antragstellenden der Zuwendungsbescheid ebenfalls digital zugestellt.

Für das Bildungsbüro wurde mit dem Projekt „Kein Abschluss ohne Anschluss - KAoA“ eine eigene Webseite aufgebaut. Das Projekt unterstützt Jugendliche frühzeitig bei der beruflichen Orientierung, der Berufswahl und dem Start in eine Ausbildung oder ein Studium. Die Webseite stellt je nach Adressatenkreis (Schule, Jugendliche, Betriebe) die erforderlichen Informationen bereit. Zudem steht für externe Anbieter ein Veranstaltungskalender zur Verfügung, sodass sie eigene Veranstaltungen auf der KAoA-Webseite eintragen können.

Im Gesundheitsamt wurden die derzeitigen Belehrungen für den Lebensmittelbereich um einen Online-Dienst erweitert. Vor erstmaliger Ausübung einer Tätigkeit im Lebensmittelbereich benötigt man eine Belehrung und Bescheinigung gemäß § 43 Absatz 1 Infektionsschutzgesetz. Nach einer Änderung der Rechtslage bzw. dem Wegfall der Pflicht, die Belehrung persönlich durchzuführen, konnte der Prozess digitalisiert werden und wird seitdem als Online-Service angeboten. Die Belehrung kann auf jedem (mobilen) Endgerät mit Internetverbindung durchgeführt und über ein E-Payment bezahlt werden.

Unter dem Leitbild „Digitales Gesundheitsamt 2025“ soll aufgrund der Erkenntnisse aus der Corona-Pandemie der öffentliche Gesundheitsdienst noch stärker als bisher von digitalen Anwendungen profitieren. Zur nachhaltigen Stärkung des öffentlichen Gesundheitsdienstes wurde durch den Bund und die Länder im Jahr 2020 der “Pakt für den Öffentlichen Gesundheitsdienst“ beschlossen. Im aktuellen Förderaufruf, an dem sich die Verwaltung beteiligen wird, stehen insgesamt 11,6 Millionen Euro in NRW zur Verfügung. Ein Schwerpunkt ist u. a. die Digitalisierung der Gesundheitsämter. Der Förderantrag der Verwaltung sieht u. a. die Beschaffung von Hardware und Softwarelizenzen, die Weiterentwicklung von Fachanwendungen sowie die Digitalisierung und Optimierung bestehender Prozesse vor.

Um das Potential der Digitalisierung in seiner Gesamtheit ausschöpfen zu können, ist es von großer Bedeutung, sowohl das bestehende Angebot an Verwaltungsdienstleistungen zu evaluieren als auch mögliche Digitalisierungspotentiale und -hindernisse zu identifizieren. Das Amt für Digitalisierung und IT hat in den vergangenen Monaten intensive und individuelle Beratungsgespräche mit allen Organisationseinheiten der Verwaltung geführt. Diese Beratungsgespräche haben eine Gesamtübersicht aller Verwaltungsdienstleistun­gen, die das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz-OZG) erfasst, ergeben. Zudem wurden auch Verwaltungsdienstleistun­gen berücksichtigt, welche nicht durch das OZG erfasst (z. B. regionsspezifische Leistungen, interne Prozesse etc.) und somit auch nicht bei der Entwicklung von nachnutzbaren „Einer für Alle“ (EfA)-Diensten berücksichtigt werden.

Die ausgearbeitete Übersicht aller zu digitalisierenden Dienstleistungen der Verwaltung kann sowohl durch die Organisationseinheiten zur weiteren Priorisierung von Digitalisierungsmaßnahmen als auch seitens des Amtes für Digitalisierung und IT für die noch zielgerichtetere Planung von Umsetzungsprojekten genutzt werden. Außerdem wird hierdurch ein strategisches Monitoring hinsichtlich der Umsetzung des OZG ermöglicht.

Die Digitalisierung der jeweiligen Prozesse erfolgt begleitend durch das Amt für Digitalisierung und IT mit den jeweiligen Organisationseinheiten in einzelnen IT-Projekten (s. Sitzungsvorlagen-Nr. 2023/0144). Verfügbare Ressourcen bei allen betroffenen Organisationseinheiten sowie technische Möglichkeiten (Schnittstellen, Anbindung an Fachverfahren) werden dabei einen wesentlichen Einfluss auf die zeitliche Umsetzbarkeit nehmen. Auch bereits bestehende technische Infrastrukturen, wie beispielsweise der Einsatz der vielfältigen Fachanwendungen in der Verwaltung, müssen innerhalb eines Umsetzungsprojektes jeweils hinsichtlich einer Einbindung in einen digitalisierten Prozess auf Kompatibilität geprüft werden.

Wesentliche Rahmenbedingungen bei der Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen sollten hierbei durch rechtliche Vorgaben im Sinne der Schaffung einheitlicher Standards festgelegt werden. Bezugnehmend auf die Umsetzung des OZG ergeben sich jedoch zahlreiche Schwierigkeiten, die eine Digitalisierung der Verwaltung nicht fördern, sondern oftmals beeinträchtigen:

1. Fehlendes OZG-Nachfolgegesetz
2. Unzureichende Strukturen in der Entwicklung und Nachnutzung von EfA-Diensten
3. Fehlende Transparenz hinsichtlich der weiteren Kostenstrukturen
4. Fehlender Support technischer Infrastrukturen durch Bund/Land
5. Bedeutsamkeit von Schnittstellen zur Schaffung digitaler Prozesse

1. Fehlendes OZG-Nachfolgegesetz

Mit Ablauf der gesetzlichen Umsetzungsfrist des OZG ist offenkundig geworden, dass zentrale Weichenstellungen im Projektmanagement der Gesamtumsetzung in Deutschland nicht optimal ausgestaltet wurden. So wurden die Kommunalverwaltungen, welche die meisten Verwaltungsdienstleistungen verantworten, zunächst unzureichend eingebunden. Gemäß dem Jahresbericht 2022 des Normenkontrollrates haben es Bund, Länder und Kommunen geschafft, flächendeckend lediglich 33 von 575 Services online anzubieten.

Obwohl bereits frühzeitig deutlich wurde, dass die gesetzliche Umsetzungsfrist nicht eingehalten werden kann, fehlt noch immer eine gesetzliche Nachfolgeregelung. Der zwischenzeitlich vom Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) vorgelegte "Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes sowie weiterer Vorschriften" (OZGÄndG) soll den rechtlichen Rahmen für den weiteren Ausbau der Verwaltungsdigitalisierung vorgeben, wird allerdings voraussichtlich erst 2024 in Kraft treten, wodurch ein rechtliches Vakuum entsteht.

Kernpunkt des Referentenentwurfs ist weiterhin die einfache und medienbruchfreie Abwicklung von digitalen Verwaltungsleistungen für Einwohner_innen sowie Unternehmen. Dabei knüpft der Referentenentwurf an die bisherigen Rahmenbedingungen an: Insbesondere die Bund-Länder-Zusammenarbeit, wie sie bei der Bereitstellung von einheitlichen Basisdiensten oder mit der Nachnutzung von Onlinediensten nach dem EfA-Prinzip zum Tragen kommt, soll verstetigt werden.

Der vorliegende Gesetzentwurf verzichtet jedoch weiterhin auf die Festlegung priorisierter Bereiche von zu digitalisierenden Verwaltungsleistungen. Eine solche Priorisierung würde seitens der Verwaltung im Sinne einer strategischen Planung begrüßt werden. Sie würde die erforderlichen Rahmenbedingungen für eine formalisierte IT-Gesamtstrategie schaffen, was der Empfehlung der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW), wie dem Prüfbericht der überörtlichen Prüfung der StädteRegion Aachen im Prüfgebiet Informationstechnik zu entnehmen ist, entsprechen würde.

Abweichend von der bisherigen gesetzlichen Umsetzungsfrist sieht der Gesetzesentwurf zudem vor, dass die Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben als eine dauerhafte Aufgabe deklariert und auf die Definition einer erneuten Umsetzungsfrist verzichtet wird.

2. Unzureichende Strukturen in der Entwicklung und Nachnutzung von EfA-Diensten

Kernbestandteil der Umsetzung des OZG ist, dass entsprechend dem sogenannten EfA-Prinzip die Dienstleistungen nicht von jeder Verwaltung in Eigenregie entwickelt werden, sondern von verschiedenen Akteuren aus Verwaltung, Wirtschaft, IT und Bürgerschaft als Blaupause zur Nachnutzung für andere Kommunen arbeitsteilig entwickelt werden. Mit Blick auf die mitunter sehr komplexen und zeitintensiven Arbeitsabläufe sowie unter Berücksichtigung aller verfügbaren Ressourcen wird die arbeitsteilige Vorgehensweise zur Entwicklung von nachnutzbaren EfA-Verwaltungsleistungen im Sinne des OZG seitens der Verwaltung begrüßt, da hierdurch wichtige Synergieeffekte einer interkommunalen Zusammenarbeit gefördert werden.

Vor dem Hintergrund der dargestellten fehlenden gesetzlichen Rahmen-bedingungen eines OZG-Nachfolgegesetzes ergeben sich bei der Umsetzung und Nachnutzung von EfA-Dienstleistungen zahlreiche Schwierigkeiten.

Die von den einzelnen Bundesländern entwickelten EfA-Lösungen werden im sog. „FIT-Store“ der Föderalen IT-Kooperation (FITKO) zur Nachnutzung für andere Bundesländer angeboten. Durch die Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen werden diese Blaupausen anschließend über die rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts d-NRW[1] zur Nachnutzung der kommunalen Ebene angeboten. Die für die generelle Nachnutzung von Blaupausen erforderliche Rahmenvereinbarung wurde bereits frühzeitig durch die Verwaltung mit d-NRW abgeschlossen.

Zum jetzigen Zeitpunkt stehen allerdings aktuell lediglich sieben EfA-Dienstleistungen zur Nachnutzung zur Verfügung, die aber nicht alle die StädteRegion Aachen betreffen. Auch kann gegenwärtig noch nicht abgesehen werden, wann weitere EfA-Lösungen als Basisdienst auf Bundes- und Landesebene zur Nachnutzung zur Verfügung stehen und welche individuellen Anpassungen zur Implementierung erforderlich sind. Einflussfaktoren im Zusammenhang mit weitergehenden Standardisierungen, wie z. B. die Anbindung eines „Nutzerkontos Bund“ und die Anbindung an E-Payment-Systeme, auf die die Verwaltung keinen Einfluss hat, beeinflussen die zeitliche Umsetzung der OZG-Vorgaben. So hat die Verwaltung der StädteRegion Aachen bereits ein E-Payment-System im Einsatz; in den EfA-Lösungen könnten aber durchaus auch andere (zusätzliche) E-Payment-Lösungen als Standard festgelegt werden. Dies würde für die StädteRegion Aachen z. B. zu der nachteiligen Situation führen, mehrere E-Payment-Systeme an die interne Finanzsoftware anbinden zu müssen.

Neben dem dargestellten Nachnutzungsmodell in Nordrhein-Westfalen wurde im Auftrag des IT-Planungsrates zusätzlich die Genossenschaft „Govdigital“ gemeinsam durch verschiedene IT-Dienstleister gegründet. Über diese Genossenschaft soll ein zusätzlicher Marktplatz zur Nachnutzung von Blaupausen geschaffen werden, welcher stetig weiter ausgebaut und bis Ende des Jahres mit durchgängig digitalen Prozessen ausgerüstet werden soll.

Gebietskörperschaften, Behörden und öffentliche IT-Dienstleister können sich registrieren und im System als Nachnutzer und/oder Bereitsteller von Leistungen nach dem „EfA-Prinzip“ akkreditieren lassen. Das ist möglich, wenn sie entweder direktes Mitglied oder mittelbar Träger eines Mitglieds von FITKO oder Govdigital sind. Durch eine Beteiligung der regio iT Gesellschaft für Informationstechnologie mbh (regio iT) an der Govdigital ist die Verwaltung der StädteRegion Aachen somit ebenfalls im Rahmen der Inhouse-Fähigkeit an diesen Markplatz angebunden.

Inwiefern eine Etablierung zweier deckungsgleicher Strukturen für die Nachnutzung zielführend sein soll, erscheint aus Sicht der Verwaltung aber fraglich.

Darüber hinaus wird anhand von Erfahrungsberichten anderer Kommunalverwaltungen deutlich, dass die Implementierung von EfA-Diensten mit einem größeren Arbeitsaufwand verbunden ist, als durch d-NRW kommuniziert.

3. Fehlende Transparenz hinsichtlich der weiteren Kostenstrukturen

Darüber hinaus existieren aufgrund der fehlenden gesetzlichen OZG‑Nachfolgeregelung noch keinerlei Informationen hinsichtlich einer normierten Finanzierungsgrundlage. Bislang werden die Kosten für die Nachnutzung von Online-Diensten über das Konjunkturprogramm des Bundes bis Ende 2023 getragen. Eine transparente Übersicht über die dauerhaften Kosten für die Kommunalverwaltungen, die als Grundlage für eine verlässliche Haushaltsplanung dienen würde, existiert zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht.

4. Fehlender Support technischer Infrastrukturen

Insbesondere der Support für zentrale Basisdienste, die von Bund bzw. Ländern bereitgestellt wurden (z. B. für die Authentifizierung mittels des neuen Personalausweises „nPA“), ist bislang nicht geklärt.

Dies führt in Praxis z. B. im Bereich des i-Kfz dazu, dass sich Einwohner_innen bei einem technischen Problem hilfesuchend an das Straßenverkehrsamt wenden, obwohl von dort keine Unterstützung möglich ist.

5. Bedeutsamkeit von Schnittstellen zur Schaffung digitaler Prozesse

Zudem sollte aus Sicht der Verwaltung der Definition von Standards für Schnittstellen eine größere Bedeutung beigemessen werden. Dies gilt im Besonderen dann, wenn Lösungen durch Bund oder Länder entwickelt werden, die an die Fachanwendungen der Kommunen angebunden werden müssen. Nur über geeignete Schnittstellen können Verwaltungsleistungen nicht nur digital angeboten, sondern auch innerhalb eines digitalen Bearbeitungsprozesses ohne Medienbruch abgewickelt werden. Der Fokus bei der Weiterentwicklung des OZG sollte somit auch auf der Modernisierung der bestehenden Fachverfahren und verwaltungsinternen Prozesse liegen.

Die Verwaltung versucht über Gremien, Interessenvertretungen und Arbeitskreise (z. B. über den Landkreistag NRW) Einfluss auf die weitere Ausgestaltung rechtlicher Rahmenbedingungen zu nehmen und Anforderungen zu definieren.

Zukunftsthemen/Weiterentwicklungen

Neben den bereits dargestellten Rahmenbedingungen ergeben sich zudem Weiterentwicklungen, welche die Digitalisierung der Verwaltung ebenfalls beeinflussen.

1. Nutzerkonto des Bundes (BundID)

Das Nutzerkonto Bund (BundID) ist ein Online-Dienst, der im Jahr 2019 online gegangen ist. Einwohner_innen können ein Konto anlegen, mit dem sie sich bei der Nutzung von digitalen Verwaltungsleistungen identifizieren können. Das Postfach der BundID ermöglicht zudem eine sichere Kommunikation zwischen öffentlicher Verwaltung und Einwohner_innen. Nach Einverständnis der Nutzenden kann die Behörde beispielsweise Bescheide an das Postfach übermitteln.

Im Sinne einer Standardisierung wird sich auch Nordrhein-Westfalen an das Nutzerkonto des Bundes (BundID) anschließen und das bestehende Servicekonto.NRW hierdurch ablösen. Einwohner_innen können künftig mit dem Nutzerkonto Bund übergreifend Leistungen der Kommunen in Nordrhein-Westfalen, des Landes und des Bundes sowie der Behörden außerhalb von Nordrhein-Westfalen in Anspruch nehmen. Damit setzt Nordrhein-Westfalen bereits jetzt um, was mit der laufenden Reform des OZG angestrebt wird.

Viele Einwohner_innen haben sich jedoch schon beim Servicekonto.NRW registriert, um Behördengänge digital abzuwickeln. Momentan bleibt die Migration der Nutzerkonten in das Nutzerkonto Bund ungeklärt. Gleiches gilt für die entstehenden Kosten der Migration der Nutzerkonten. Es wird aber nach derzeitigem Kenntnisstand eine ausreichend lange Phase des Parallelbetriebs geben, um die Umstellung zu ermöglichen. 

2. Anbindung an Portallösungen des Landes und Bundes

Zusätzlich zu der dargestellten Nachnutzungsmöglichkeit hat das Land Nordrhein-Westfalen u. a. mit dem Wirtschafts-Service-Portal.NRW und der Sozialplattform zwei Portale geschaffen, auf denen Verwaltungsleistungen zentral online angeboten werden. Hierbei werden auch Dienstleistungen der kommunalen Ebene für Einwohner_innen gebündelt angeboten und die Anträge anschließend an die zuständigen Kommunalverwaltungen weitergeleitet.

Eine Weiterverarbeitung der Anträge erfolgt jedoch nicht über die dargestellten Plattformen. Stattdessen muss die zuständige Stelle den weitergeleiteten Antrag bearbeiten und sich bei Rückfragen bzw. zusätzlichen Anforderungen direkt mit der antragsstellenden Person in Verbindung setzen. Eine durchgehende Kommunikation über die o. g. Plattformen wird nicht ermöglicht.

Die Sozialplattform, welche federführend durch das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales umgesetzt wurde, soll als zentrale Online-Anlaufstelle Informationen, Beratungsstellen und Anträge zu allen Sozialleistungen bündeln. Da eine Anbindung an die Sozialplattform für die Verwaltungen in Nordrhein-Westfalen jedoch nicht verpflichtend ist, kann eine flächendeckende Nachnutzung der Plattform nicht sichergestellt werden. Insgesamt werden nur wenige Dienstleistungen auf Ebene der Kreisverwaltungen über die o. g. Plattform angeboten. Eine Anbindung an die Sozialplattform wird im Einzelfall durch die Verwaltung geprüft.

Ein Portal für alle unternehmensbezogenen Online-Dienste ist das Wirtschafts-Service-Portal.NRW. Hierbei werden wirtschaftsbezogene Online-Dienste unmittelbar als EfA-Dienste entwickelt und angebunden. Eine Anbindung an das Wirtschafts-Service-Portal.NRW ist für die Kommunalverwaltungen verpflichtend, sodass die Verwaltung der StädteRegion Aachen bereits über die Plattform durch einzelne Dienstleistungen einiger Organisationseinheiten für Einwohner_innen bzw. Unternehmen erreichbar ist.

3. Weitere rechtliche Rahmenbedingungen

Zudem ergeben sich mit der europäischen Single-Digital-Gateway-Verordnung (SDG) und dem Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) weitere rechtliche Umsetzungsfristen, welche die Digitalisierung der Verwaltung beeinflussen. So sollen gemäß der Single-Digital-Gateway-Verordnung bis Ende diesen Kalenderjahres 21 Verwaltungsdienstleistungen, von denen einige auch die StädteRegion Aachen betreffen würden, vollständig online und medienbruchfrei über ein zentrales Portal zugänglich gemacht werden. Nach Auffassung der Verwaltung ist bereits fraglich, ob die durch EU-Recht vorgegebene Frist eingehalten werden kann.

Ziel des Registermodernisierungsgesetzes ist die Modernisierung und Digitalisierung von Registern, die in verschiedenen Bereichen der Verwaltung und der Justiz geführt werden. Konkret geht es dabei um die Digitalisierung und Vereinfachung von Verwaltungsverfahren und die Schaffung einer einheitlichen Registerlandschaft. Bereits in Registern gespeicherte Angaben und Nachweise müssen dann nicht immer wieder aufs Neue vorgelegt werden. Zudem soll hierdurch die Qualität der Registerdaten nachhaltig gesteigert werden.

Im Rahmen des Projektmanagements durch das Bundesverwaltungsamt sollen erste priorisierte Registersysteme voraussichtlich bis 2025 entsprechend technisch angebunden werden.

Obwohl die äußeren Rahmenbedingungen nicht immer zufriedenstellendend sind, ist die Verwaltung der StädteRegion Aachen im Bereich der Digitalisierung gut aufgestellt; dies wird auch durch den o. a. Prüfbericht der gpaNRW bestätigt.

So wurden bereits sehr frühzeitig zentrale Basisdienst etabliert. Gleichzeitig werden bei Weiterentwicklungen gesellschaftliche und technologische Trends wie KI Chatbots (z. B. ChatGPT), Cloud-Speicher etc. beobachtet; Lösungen zur Cybersicherheit stehen ebenfalls in einem besonderen Fokus.

Darüber hinaus hat sich die Verwaltung mit einem besonderen Schwerpunkt in den zurückliegenden Monaten einen Gesamtüberblick über die noch zu digitalisierenden Verwaltungsdienstleistungen verschafft, um hieraus in nächsten Jahren weitere Umsetzungsprojekte entwickeln zu können. Hierbei ist aber immer abzuwägen, ob und inwieweit die StädteRegion Aachen – insbesondere unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit - eigene Lösungen einführt oder im Einzelfall abwartet, bis alternativ eine nachnutzbare EfA-Lösung angeboten wird.

Die Verwaltung bittet um Kenntnisnahme.

Im Auftrag:

gez.: Dr. Ziemons

[1] Die d-NRW AöR ist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts, die zum 01.01.2017 durch das Land Nordrhein-Westfalen errichtet worden ist. Die Anstalt unterstützt ihre Träger und, soweit ohne Beeinträchtigung ihrer Aufgaben möglich, andere öffentliche Stellen beim Einsatz von Informationstechnik in der öffentlichen Verwaltung.