Beschlussvorlage - 2018/0315

Beschlussvorschlag:

Der Städteregionsausschuss trifft folgende Entscheidungen:

1. Er nimmt zur Kenntnis, dass sich aufgrund der Neuen Entgeltordnung TvöD zusätzliche Personalaufwendungen im Bereich des Personalbewirtschaftungskonzeptes in Höhe von 260.892 € ab dem Jahr 2018 ergeben.

2. Er stimmt aufgrund der neuen gesetzlichen Anforderungen bei der Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung und des DSG NRW-neu einer Erhöhung der Personalaufwendungen (Basiswert) im Bereich des A 14 – Prüfung und Beratung – um jährlich 70.000 € ab 01.01.2019 zu und beauftragt die Verwaltung, im Stellenplan 2019 eine zusätzliche Stelle zu berücksichtigen.

3. Er stimmt aufgrund geänderter gesetzlicher Rahmenbedingungen bei der Umsetzung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Straßenverkehrsordnung (VwV-StVO) einer Erhöhung der Personalaufwendungen (Basiswert) im Bereich des A 61 – Immobilienmanagement und Verkehr – um jährlich 50.000 € ab 01.01.2019 zu und beauftragt die Verwaltung, im Stellenplan 2019 eine zusätzliche Stelle zu berücksichtigen.

4. Er stimmt zur Vorbereitung und Umsetzung der neuen gesetzlichen Pflichtaufgabe aufgrund der Änderung des Umsatzsteuergesetzes einer Erhöhung der Personalaufwendungen (Basiswert) im Bereich des A 20 – Kämmerei/Kasse – um jährlich 27.000 € ab 01.01.2019 zu und beauftragt die Verwaltung, im Stellenplan 2019 eine zusätzliche halbe Stelle zu berücksichtigen.

5. Er stimmt  aufgrund steigender Fallzahlen im Bereich Abrechnung der Rettungsdienstgebühren einer Erhöhung der Personalaufwendungen (Basiswert) im Bereich des A 38 – Amt für Rettungswesen und Bevölkerungsschutz – um jährlich 50.000 € ab 01.01.2019 zu und beauftragt die Verwaltung, im Stellenplan 2019 eine zusätzliche Stelle zu berücksichtigen.

6. Er stimmt aufgrund geänderter Rahmenbedingungen im Bereich Atemschutz- und Messtechnik einer Erhöhung der Personalaufwendungen (Basiswert) im Bereich des A 38 – Amt für Rettungswesen und Bevölkerungsschutz – um jährlich 65.000 € ab 01.01.2019 zu und beauftragt die Verwaltung, im Stellenplan 2019 eine zusätzliche Stelle zu berücksichtigen.

7. Er stimmt aufgrund steigender Fallzahlen im Bereich Elterngeld einer Erhöhung der Personalaufwendungen (Basiswert) im Bereich des A 57 – Versorgungsamt – um jährlich 51.300 € ab 01.01.2019 zu und beauftragt die Verwaltung, im Stellenplan 2019 eine zusätzliche Stelle zu berücksichtigen.

8. Er stimmt zur Sicherstellung von Verwaltungsaufgaben (z. B. Sicherstellung der Unterrichtsversorgung, Personalsachbearbeitungstätigkeiten etc.) einer Erhöhung der Personalaufwendungen (Basiswert) im Bereich des A 41 – Schulamt – um jährlich 65.100 € ab 01.01.2019 zu und beauftragt die Verwaltung, im Stellenplan 2019 eine zusätzliche Stelle zu berücksichtigen.

9. Er stimmt der Erhöhung der Personalaufwendungen (Basiswert) im Zuge der Einrichtung einer zentralen Organisations-OE als Ergebnis der Strukturdiskussion und dringend empfohlen von der gpa NRW zur systematischen Betrachtung von Geschäftsprozessen und Begleitung von externen Organisationsuntersuchungen zum 01.01.2019 im Bereich des A 10 – Zentrale Dienste – um jährlich 208.050 € zu und beauftragt die Verwaltung, im Stellenplan 2019 drei zusätzliche Stellen zu berücksichtigen.

10. Er stimmt aufgrund der Übernahme von Beratungsaufgaben und der Netzwerkarbeit des DemenzNetz Aachen einer Erhöhung der Personalaufwendungen (Basiswert) im Bereich des A 50 – Amt für soziale Angelegenheiten – um jährlich 35.000 € ab 01.01.2019 zu und beauftragt die Verwaltung, im Stellenplan 2019 eine zusätzliche halbe Stelle zu berücksichtigen.

11. Er stimmt im Rahmen der Umstrukturierung der Wirtschaftsförderungsgesellschaft der StädteRegion Aachen mbH ab 01.08.2018 zu, einen Mitarbeiter in den Dienst der StädteRegion Aachen zu übernehmen. Das ist verbunden mit einer Erhöhung der Personalaufwendungen (Basiswert) im Bereich des A 61 – Immobilienmanagement und Verkehr – um jährlich 80.000 € ab 01.01.2019. Er beauftragt die Verwaltung, im Stellenplan 2019 eine zusätzliche Stelle zu berücksichtigen.

12. Er stimmt im Rahmen der Aufgabenstellung „Digitalisierung“ einer befristeten Erhöhung der Personalaufwendungen (Basiswert) im Bereich des A 33 – Ausländeramt – um jährlich 178.000 € ab 01.01.2019 bis 31.12.2020 zu.

13. Er stimmt der Ausweitung des befristeten Projektes KOBSI auf Schulen im Jugendamtsbereich in Baesweiler und Simmerath verbunden mit einer Erhöhung der Personalaufwendungen (Basiswert) im Bereich des A 41 – Schulamt - um jährlich 67.850 € befristet für die Schuljahre 2018/2019 und 2019/2020 zu.

Sachlage:

Zu Ziffer 1. des Beschlussvorschlages:

Es wird Bezug genommen auf die SV-Nr.: 2017/0418. Zwischenzeitlich konnte der Mehraufwand beziffert werden. Auf den Bereich des Personalbewirtschaftungskonzeptes entfallen aufgrund der Auswirkungen der „Neuen Entgeltordnung TvöD“ Personalmehraufwendungen ab 2018 in Höhe von jährlich 260.892 €. Die übrigen Mehraufwendungen entfallen auf das Personal im Job-Center und in den Kindertageseinrichtungen und finden daher hier keine Berücksichtigung.

Zu Ziffer 2. des Beschlussvorschlages:

Die Anpassung des nordrhein-westfälischen Datenschutzrechts an die europäische Datenschutzreform bedarf einer vollkommenen Neugestaltung des DSG NRW. Auf Grund des Anwendungsvorrangs des Unionsrechts werden die Regelungen im DSG NRW für den Bereich der EU-Verordnung (Teil 1 und 2) zukünftig nur noch die Regelungen der EU-Verordnung ergänzen. Wesentliche datenschutzrechtliche Bestimmungen ergeben sich nunmehr direkt aus der EU-Verordnung. Im DSG NRW werden nur noch dort Regelungen getroffen, wo die EU-Verordnung Regelungsaufträge oder -spielräume lässt. Wo die EU-Verordnung jedoch Regelungsspielräume lässt, wird das bisherige Datenschutzniveau des Landes Nordrhein-Westfalen aufrechterhalten bleiben.

Bisher werden die Aufgaben der Datenschutzbeauftragten bei der StädteRegion Aachen sowie für Monschau und Roetgen mit 0,5 Stelle wahrgenommen. Bereits in den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass der Datenschutz wesentlich an Bedeutung gewonnen hat. Die Steigerung des öffentlichen Interesses, vermehrte datenschutzrechtliche Beschwerden und Anfragen führten in den letzten Jahren bereits zu einer Mehrarbeit, die durch die Datenschutzbeauftragte geleistet werden musste.

Die pflichtigen Aufgaben sind mit der bestehenden Personalressource nicht zu bewältigen, so dass eine Aufstockung der Stellenanteile für die Datenschutzbeauftragte erforderlich ist, auch weil ab 01.05.2018 die Aufgaben der Datenschutzbeauftragten für die Stadt Baesweiler zusätzlich gegen Kostenerstattung übernommen wurden. Da durch die EU-Datenschutzgrundverordnung und das DSG NRWneu dauerhaft von wesentlichem Mehraufwand ausgegangen werden muss, ist es erforderlich, die datenschutzrechtlichen Aufgaben zukünftig mit 1,5 Stellen ausführen zu lassen. Spätestens zum 01.01.2019 ist deshalb eine personelle Aufstockung um 1,0 Stelle notwendig.

Zu Ziffer 3. des Beschlussvorschlages:

Die StädteRegion Aachen nimmt die Aufgaben als Baulastträger der Kreisstraßen sowie für das Gebiet der Gemeinden Simmerath und Roetgen und die Stadt Monschau die Aufgaben als Straßenverkehrsbehörde wahr.

Mit Neufassung des Erlasses zu den „Aufgaben der Unfallkommission in Nordrhein- Westfalen (Gemeinsamer Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales und des Ministeriums für Bauen, Wohnen, Stadtentwicklung und Verkehr des Landes Nordrhein-Westfalen- 414-61.05.04 und III B 3 75 - 05/2 vom 25. Juni 2017)“ hat sich der Arbeitsumfang im Bereich der Verkehrslenkung erheblich erhöht. War bislang nur eine Sitzung der Unfallkommission jährlich vorgeschrieben, ist jetzt gefordert, dass nach der Meldung jeder Unfallhäufungsstelle (UHSt) gem. des o. g. Erlasses unmittelbar, spätestens jedoch binnen drei Monaten Maßnahmen zur Beseitigung der UHSt zu ergreifen sind. Dies bedeutet, dass ab sofort mindestens vier Unfallkommissions-Sitzungen jährlich durchzuführen sind. Des Weiteren sind nunmehr erhöhte Controlling-Aufgaben vorgeschrieben worden (Sonderauswertungen zu den Themen Kurven-, Baum- und Motorradunfälle). Dieser Mehraufwand ist mit dem bisherigen Personal aus nachvollziehbaren Gründen nicht mehr leistbar.

Eine ebenfalls zusätzliche neue Aufgabe für die Straßenverkehrsbehörde ergibt sich durch eine Änderung der VwV-StVO, wonach die Begleitung von Großraum- und Schwertransporten, die bislang der Polizei oblag, nunmehr auf „private“ Begleitunternehmer übertragen wurde. Hiernach müssen nunmehr die Straßenverkehrsbehörden für den kompletten Streckenverlauf des Transportes Verkehrszeichenpläne erstellen und anordnen, die alle die erforderlichen Verkehrszeichen und Weisungen zur Durchführung des Transportes beinhalten, die vormals qua Nutzung der polizeilichen Sonderrechte um- und durchgesetzt wurden.

Aus den hier beschriebenen Aufgabenzuwächsen wird ersichtlich, dass eine ordnungsgemäße Wahrnehmung nur mit zusätzlichem Personal möglich ist.

Zu Ziffer 4. des Beschlussvorschlages:

Mit dem Steueränderungsgesetz 2015 wurde mit Wirkung ab dem 01.01.2016 die Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand neu geregelt. Der bisherige § 2 Abs. 3 UstG wurde gestrichen und stattdessen ein neuer § 2 b UStG eingeführt. Damit reagierte der Gesetzgeber auf die europarechtlichen Vorgaben zur Umsatzbesteuerung der juristischen Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR).

Bis zum Ende des Jahres 2016 hatten die jPdöR die Wahl, ob sie bereits zum 01.01.2017 die neuen Regelungen des § 2b UStG anwenden oder bis spätestens zum 31.12.2020 die jetzige Rechtslage weiterhin in Anspruch nehmen möchten (sog. Optionserklärung). Diese Optionserklärung hat die StädteRegion auf Basis des entsprechenden SRT-Beschlusses vom 09.12.2016 gegenüber dem Finanzamt abgegeben.

Nach bisherigem Recht sind jPdöR nur im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art (BgA) sowie ihrer land- und forstwirtschaftlichen Betriebe unternehmerisch tätig. Bei der StädteRegion ist das bisher ein überschaubarer Bereich.

Der neue § 2b UStG hat zur Folge, dass zukünftig sämtliche ausgeübten Tätigkeiten der jPdöR im Sinne von Leistungserbringung gegenüber Dritten, die nicht eindeutig auf hoheitlicher Grundlage basieren, als unternehmerisch eingestuft und umsatzsteuerpflichtig sein werden. Selbst die auf hoheitlicher Grundlage ausgeübten Tätigkeiten können umsatzsteuerpflichtig sein, wenn die Umsatzsteuerbefreiung zu größeren Wettbewerbsverzerrungen führt.

Für die Zeit ab dem 01.01.2021 sind daher die entsprechenden Vorbereitungen zu treffen, um die gesetzliche Neuregelung umzusetzen.

Durch diese gesetzliche Änderung fällt ein Mehraufwand für A 20 – Kämmerei und Kasse –  neben der laufenden Bearbeitung der bisherigen Umsatzsteuerfälle an. Dieser Mehraufwand gliedert sich insbesondere in die Bestandsaufnahme der zukünftig möglichen umsatzsteuerrelevanten Sachverhalte und die Klärung der jeweiligen Umsatzpflicht, die Prüfung der Möglichkeit des Vorsteuerabzugs, die Analyse von Zweifelsfällen sowie die laufende inhaltliche und technische Umsetzung.

Die vorbereitenden Arbeiten sowie die laufende Bearbeitung der Umsatzsteuer erfolgen federführend durch A 20 und in Abstimmung mit dem zentralen Controlling, dem jeweiligen Dezernatscontrolling sowie den betroffenen OE. Der Umfang dieser zusätzlichen Aufgaben bei A 20 kann nicht mit vorhandenem Personal bewältigt werden.

Zu Ziffer 5. des Beschlussvorschlages:

Die Arbeitsgruppe Rettungsdienst, Leitstelle umfasst die Aufgaben des Träger des Rettungsdienstes, des Trägers von Rettungs- und Notarztwachen sowie des Trägers der städteregionalen Leitstelle. Darüber hinaus werden dort die Aufgaben als Kernträger des Rettungshubschraubers Christoph Europa 1 wahrgenommen. Diese werden von den Sachbearbeiterinnen Rettungswesen wahrgenommen. Die Bearbeitung der Einsätze, die die StädteRegion in ihrer Eigenschaft als Träger von Rettungs- und Notarztwachen durchgeführt haben (Erstellung Gebührenbescheide, Bearbeitung von Rückläufern usw.) erfolgt durch das Team der Abrechnung.

Im Bereich des Rettungsdienstes sind stetig steigende Einsatzzahlen zu verzeichnen. Diese wirken sich sowohl auf die Sachbearbeitung im Bereich Rettungsdienst (z. B. durch verkürzte Wartungs- und Beschaffungsintervalle aufgrund des vermehrten Verschleißes der Fahrzeuge und Gerätschaften) als auch auf den Bereich Gebührenabrechnung aus. Hinzu kommt, dass zum 01.06.2018 in der Rettungswache Würselen-Bardenberg ein zusätzliches Tages-Notarzteinsatzfahrzeug (NEF) eingerichtet wurde. Neben der bisherigen Einsatzzahlensteigerung ist durch die Einrichtung des Tages-NEF mit ca. 10.000 zusätzlich abzurechnenden Einsätzen auszugehen.

Im Vergleich zur Einsatzzahlenentwicklung in den v.g. Bereichen ist das Personal bisher nur rudimentär angepasst worden; allerdings wurde intern auch immer zunächst versucht, die Sachbearbeitung mit dem vorhandenen Personal sicherzustellen.

Mit den SV-Nrn.: 2015/0467 und 2015/0467-E 1 hatte der Städteregionstag u. a. bereits einen personellen Mehrbedarf im Bereich des Rettungsdiensts im Umfang einer Vollzeitstelle (mittlerer Dienst) zur Kenntnis genommen und den sich daraus ergebenden Personalmehrkosten zustgestimmt.

Es war geplant, die Stelle wie folgt aufzuteilen:

-        0,5 Stellen für die Bearbeitung von Rechnungen

-        0,3 Stellen Zuarbeit/Unterstützung der Sachbearbeitung Rettungsdienst

-        0,2 Stellen im Bereich der Abrechnung der Rettungsdienstgebühren

Die Umsetzung des Personalmehrbedarfs hat gezeigt, dass dies zu einer deutlichen Verbesserung im Bereich Rechnungswesen/Anweisungsgeschäft führte. Gleichwohl ist festzustellen, dass die Stelleninhaberin mit dieser Aufgabe voll ausgelastet ist, so dass die geplante Unterstützung der Sachbearbeitung Rettungsdienst und der Abrechnung Rettungsdienstgebühren im Umfang von 0,5 Stellen (0,3 + 0,2) nicht realisiert werden konnte.

Die Kapazitätsgrenzen des vorhandenen Personals im Bereich Abrechnung sind daher ebenfalls erreicht, so dass sich der aus steigenden Einsatzzahlen ergebende Mehraufwand bei der Erstellung von Gebührenbescheiden nicht adäquat bearbeitet werden kann. Zur sachgerechten Bearbeitung des Mehraufwands von rund 10.000 Fällen werden 836 Jahresarbeitsstunden benötigt. Dies entspricht einer weiteren 0,53 Vollzeitstelle.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass die Einrichtung einer Vollzeitstelle erforderlich ist. Die Aufgabenwahrnehmung wird sich nach derzeitigen Erkenntnissen wie folgt darstellen:

•0,5 Stellen im Bereich Abrechnung der Rettungsdienstgebühren

•0,5 Stellen Zuarbeit/Unterstützung der Sachbearbeitung Rettungsdienst

Zu Ziffer 6. des Beschlussvorschlages:

Der Bereich Atemschutz- und Messtechnik erfährt eine stetige Erweiterung in der Aufgabenwahrnehmung. Die kritische Prüfung und Analyse für den Bereich Atemschutz- und Messtechnik ergibt einen Gesamtzeitaufwand von 3.102,40 Stunden pro Jahr. Dies entspricht zwei Vollzeitstellen (KGST-Jahresstunden je Stelle Angestellte = 1.600 Std/p.a.). Gemäß § 4 Abs. 1 i. V. m. § 32 BHKG NRW werden u. a. die Einrichtungen Atemschutzübungsstrecke und Übungshaus im A 38 betrieben. Hierfür werden entsprechende prüfpflichtige Übungsgeräte und Übungs-Einsatzmittel vorgehalten:

Atemschutzmasken (Übung)

Jahr 2017 = 786 Atemschutzmasken gereinigt, desinfiziert

Atemschutzgerät mit Lunqenautomat (Übung)

Jahr 2017 = 759 Lungenautomaten gereinigt, desinfiziert, geprüft

Chemikalien Schutzanzug (CSA) Übung

Jahr 2017 = 26 CSA gereinigt, desinfiziert

Die Einrichtungen Atemschutzübungsstrecke und Übungshaus, mit zugehörigen Ausbildungsmaterialien, Ausbildungsmitteln und Geräten, einer entsprechenden Vor- und Nachbereitung, technischer Umsetzung von Vorschriften des Arbeit - und Unfallschutzes, der Feuerwehrdienstvorschriften, sowie anderer abgestimmter Maßnahmen werden seit 2010 jährlich steigend genutzt.

Atemschutzübunqsstrecke. Übunqshaus. Sport - und Belastunqsraum

Anzahl Teilnehmer/innen:

Jahr 2017 = 824 Teilnehmer Übungshaus

(vgl. 2010 = 510 Teilnehmer)

Jahr 2017 = 498 Teilnehmer Atemschutzübungsstrecke mit Sport- und Belastung

(vgl. 2010 = 240 Teilnehmer)

Jahr 2017 = 1322 Teilnehmer insgesamt

(vgl. 2010 = 750 Teilnehmer)

Anzahl „gebuchter und wahrqenommener Termine“

Jahr 2017 = 88

(vgl. 2010 = 43)

Prognose 2018 = 98

Aufgrund der getroffenen Vereinbarungen mit den Kommunen Roetgen, Simmerath und Monschau wird im Bereich Atemschutz des A 38 die persönliche Schutzausrüs- tung gereinigt, desinfiziert, imprägniert, geprüft und administrativ verwaltet (Do- kumentationspflicht gemäß HuPF, EN 469 und Herstellervorgabe). Es werden jährlich im Bereich Atemschutz - und Messtechnik 120 Sätze Einsatzkleidung gereinigt, desinfiziert, imprägniert, geprüft und dokumentiert.

Da sich jedoch sowohl der Aufwand für Aufgaben nach § 26 BHKG NRW für die Kommune Baesweiler (2015 = 28 Brandverhütungsschauen; 2017 = 51 Brandverhütungsschauen) erhöht hat, der Prüfaufwand weiterhin hoch ist und die Einrichtungen nach § 4 Abs. 1 BHKG NRW eine weitere stetige Erhöhung der Teilnehmerzahl erfährt, besteht nunmehr wiederum ein Personalmehrbedarf.

Zu Ziffer 7. des Beschlussvorschlages:

Der Anstieg der Geburtenzahlen (2014 = 4.821 Geburten; 2015 = 4.844 Geburten; 2016 = 4.939 Geburten; Angaben für 2017 liegen noch nicht vor), die Anspruchsberechtigung für Flüchtlinge und die verstärkte Inanspruchnahme des Elterngeldes haben zu einer erheblichen Fallzahlsteigerung im Elterngeldbereich geführt. Die steigende Tendenz zur Inanspruchnahme ist nicht zuletzt auch auf die zahlreichen gesetzlichen Änderungen (zuletzt die Einführung von Elterngeld Plus ab 01.01.2015) zurückzuführen, die das Elterngeld attraktiver machen.

Durch die Einführung des Elterngeld Plus haben Familien nunmehr die Möglichkeit, zu jedem Zeitpunkt ihre Zahlungsmodalitäten zu ändern; diese Wahlmöglichkeit war zuvor begrenzt. Die mögliche Flexibilität wirkt sich deutlich auf die Aufgabenwahrnehmung für die Mitarbeiter/innen aus, da sich die Anzahl der Neuberechnungen (= Verfahren) bei einem einzelnen Antrag erheblich erhöht.

Die Fallzahlentwicklung der letzten Jahre lässt sich aus der nachstehenden Tabelle ablesen. Dabei ist erkennbar, dass die Anzahl der Verfahren (Neuberechnungen, Widersprüche und Klagen) deutlich höher ist als die Anzahl der Anträge. Dies macht sich insbesondere im Vergleich der Jahre 2014-2015 bemerkbar. Hier stieg die Zahl der Anträge nur um 36, die Zahl der damit verbundenen Verfahren jedoch um 166.

Im Jahr 2015 stand im Bereich Elterngeld ein Personalkörper von 7,2 Stellen zur Verfügung. Aufgrund des weiteren Anstiegs der Verfahrenszahlen und auch des erhöhten Beratungsbedarfs wegen der bestehenden Wahlmöglichkeiten durch Elterngeld Plus, wurden in 2015/2016 bereits entsprechende Maßnahmen ergriffen, um die Personalressource weiter zu erhöhen. Derzeit stehen insgesamt 7,7 Sachbearbeiter/innen (+ 0,5 Stelle) zur Verfügung. Für A 57 bedeutet dies ein Verhältnis von Personalschlüssel zu Fallzahl (Anträge) von 1:944 (Stand: 2017).

Eine Facharbeitsgruppe des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales (MAGS) hatte im Evaluationsprozess 2010 im Bereich des Elterngeldes das Verhältnis von Sachbearbeiter und Fallzahl auf 1:979 festgelegt. Die erwähnten zahlreichen gesetzlichen Änderungen haben dazu geführt, dass dieser Schlüssel angepasst werden musste. In der letzten Evaluationsphase zum 01.01.2016, die die Fallzahlentwicklung der Jahre 2013-2015 zu Grunde legt, wurde das Verhältnis auf

1:830 korrigiert. Dabei ist zu berücksichtigen, dass das Ministerium bei den Fallzahlen die Zahl der Anträge, nicht die Zahl der tatsächlichen Verfahren als maßgeblichen Wert zugrunde legt. Ausgehend von diesem Personalschlüssel müssten bei A 57 insgesamt 8,76 Personalstellen zur Verfügung stehen (Bedarf: + 1,06).

Die kommunalen Spitzenverbände halten diesen Wert in Anbetracht der Komplexität der Rechtsmaterie für zu hoch und sehen eher eine Fallzahl von 1:744 als realistisch an. Für A 57 würde dies einen Bedarf von 2,07 Stellen bedeuten. Das Ministerium beabsichtigt, die Haltung der kommunalen Spitzenverbände in die nächste Evaluationsphase zum 01.01.2019 mit aufzunehmen. Um festzustellen, ob die Personalausstattung bei A 57 den neu festzulegenden Vorgaben des Ministeriums entspricht, müssen die Ergebnisse der kommenden Evaluationsphase abgewartet werden. Anerkannter Mehrbedarf wird aufgrund des Eingliederungsgesetzes der Versorgungsämter NRW ab 2019 finanziert (Belastungsausgleich), jedoch nicht rückwirkend. Es ist davon auszugehen, dass A 57 seine Personalressource ab 2019 aufstocken muss, unklar ist derzeit, in welchem Umfang.

Die Verwaltung geht davon aus, dass sich Ministerium und Kommunen auf einen (Kompromiss-)Wert zwischen 1:830 und 1:744 einigen werden, möchte aber für 2019 zunächst vom niedrigsten Personalbedarf ausgehen und die Personalressource im Bereich Elterngeld um 1,0 Stelle aufstocken, so dass ab 2019 insgesamt 8,7 Sachbearbeiter/innen zur Verfügung stehen. Der Personalschlüssel beträgt dann 1:836, ausgehend von der Zahl der Anträge in 2017.

Zu Ziffer 8. des Beschlussvorschlages:

Die Schülerzahlen in den Grundschulen steigen. Grund dafür sind nur zum Teil die Zuwanderungsströme seit 2015 und der Familiennachzug. Entgegen bisheriger demographischer Prognosen ist ein Geburtenanstieg und in Folge auch ein Anstieg von Grundschülerinnen und Grundschülern zu verzeichnen. Die Geburtenzahlen sind in den vergangenen Jahren deutlich angewachsen. Dem steht schon heute ein eklatanter Mangel an Lehrkräften gegenüber. Die beginnende Pensionierungswelle geburtenstarker Jahrgänge und ein Mangel an aus den Hochschulen nachrückenden grundständig ausgebildeten Lehrerinnen und Lehrern werden die Situation in den nächsten Jahren weiter verschärfen.

Zu den Aufgaben des A 41 - Schulamt für die Städteregion Aachen gehört die Sicherstellung der Unterrichtsversorgung an 88 Grundschulen in der StädteRegion Aachen (davon 8 Grundschulen mit Teilstandort) mit über 1.400 Lehrkräften für über 18.100 Grundschüler/innen. Der landesweite Mangel an Lehrkräften im Grundschulbereich bildet sich auch in der Städteregion ab. Ausschreibungskontingente für sonderpädagogische Lehrkräfte, zur Nachbesetzung in der Vertretungsreserve und die Stellen für Grundschullehrkräfte können nicht mehr oder nur noch in einem unbefriedigenden Maße besetzt werden. Von den vom 01.02.2017 bis 01.02.2018 ausgeschriebenen 135 Stellen konnten tatsächlich nur 39 besetzt werden. Neben den pädagogischen Implikationen löst der Lehrkräftemangel einen erheblichen Mehraufwand in der Personalsachbearbeitung aus.

Während die Personalsachbearbeitungstätigkeiten bisher nur saisonal, d. h. vor Beginn eines Schulhalbjahres, erfolgten, ist nunmehr eine permanente Prüfung der Besetzungssituation an den Grundschulen (mit steigender Mehrarbeit und stark zunehmenden Abordnungen) im Grundschulbereich erforderlich. Das führt zu ständigen unterjährigen Ausschreibungen bzw. Abordnungen mit allen entsprechend durchzuführenden Personalsachbearbeitungstätigkeiten (u. a. Beteiligung des Lehrerpersonalrates, Erstellung von Abordnungsverfügungen, Pflege der fachspezifischen Programme, Fertigung von STD-Belegen für BZR Köln und LBV NRW).

Die durch die Bezirksregierung angeordnete restriktive Umsetzung der Regelungen zur voraussetzungslosen Teilzeit lösen erheblichen Mehraufwand in der Bearbeitung von Anträgen aus (ggfs. mit amtsärztlichen Untersuchungen für beamtete Lehrkräfte (ca. 1.180 Beamte/230 Angestellte).

Im Bereich “Nebentätigkeiten“ werden nunmehr, neben den Tarifbeschäftigten, auch die Anträge der beamteten Lehrkräfte im Schulamt bearbeitet (zum Verhältnis ‘Beamte/Angestellte' siehe oben).

Gesellschaftliche Prozesse wie Digitalisierung und eine hohe schulpolitische und rechtliche Dynamik tragen außerdem zu einem gestiegenen Arbeitsaufwand bei. Der Digitalisierungsprozess bedingt derzeit zusätzliche Abstimmungsprozesse mit oberer und oberster Schulaufsicht, Schulträgern und Schulen. Ein Landesrahmen, der die Kompatibilität der behördlich genutzten Programme in der zwischenbehördlichen Kommunikation (z.B. zwischen Schulämtern oder mit dem LBV) sicherstellt, fehlt.

Zu Ziffer 9. des Beschlussvorschlages:

Im Rahmen der Strukturdiskussion im Jahr 2015 wurde u. a. der Vorschlag zur „Einrichtung einer zentralen Organisationseinheit für die Wahrnehmung von Aufgaben der Verwaltungsorganisation“ gemacht. Intern wurde vereinbart, dass die Planungen für das Jahr 2019 erfolgen, da im A 10 Ende 2018 zwei Arbeitsgruppenleiter in den Ruhestand versetzt werden; dieser Zeitpunkt soll für die Neuorganisation der Aufgaben innerhalb des A 10 genutzt werden.

Zwischenzeitlich hat die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA NRW) eine Prüfung im Bereich der Informationstechnik vorgenommen. Der seit Oktober 2017 vorliegende Bericht empfiehlt ebenfalls, Organisationsressourcen und -kompetenzen für eine systematische Betrachtung von Geschäftsprozessen zu stärken.

Ausdrücklich nicht geplant ist, eigene umfassende Organisationsuntersuchungen durch die neue OE durchführen zu lassen. Es ist vielmehr vorgesehen, (soweit möglich) einheitliche Standards für Geschäftsprozesse zu erarbeiten, allen OE der Verwaltung Beratungen zur Geschäftsprozessoptimierung zur Verfügung zu stellen, externe Organisationsuntersuchungen zu begleiten und bei geltend gemachtem zusätzlichem Personalbedarf zunächst eine Prüfung der Aufgaben/des Geschäftsprozesses und eine Ermittlung des Stellenbedarfs vorzunehmen. Die neue Arbeitsgruppe soll auf fünf Personen bestehen. Zwei Stellen werden durch Verlagerung innerhalb des A 10 geschaffen.

Für die Wahrnehmung der o. g. Aufgaben sind drei zusätzliche Stellen vorgesehen und daraus resultierende 208.050 € zusätzliche Personalkosten.

Zu Ziffer 10. des Beschlussvorschlages:

Das DemenzNetz erhält seitens der StädteRegion Aachen einen jährlichen Zuschuss von 20.000 €, der ursprünglich an die Förderung durch das Land und die Pflegekassen gekoppelt war, im Rahmen der Strukturdiskussion aber als Zuschuss ohne Voraussetzung in den Haushalt übernommen worden ist.

Darüber hinaus hat sich das DemenzNetz in den vergangen Jahren durch Zuschüsse des Landes und unterschiedliche Projekte finanziert. Dies waren in den letzten Jahren 45.000 € Fördermittel des Landes NRW und ca. 10.000 € aus Spenden und Mitgliederbeiträgen. Die Fördermittel des Landes NRW enden zum 31.03.2018. Das Land NRW hat signalisiert, dass eine weitere Förderung ausgeschlossen ist. Eine zunächst angedachte Refinanzierung über Beratungsscheine nach dem SGB XI konnte nicht umgesetzt werden, da die Pflegekassen sehr zurückhaltend mit dieser Thematik umgehen.

Der Verein bietet eine spezielle Beratung für Demenzerkrankte und deren Angehörige, Öffentlichkeitsarbeit, Netzwerkarbeit und weitere Aktivitäten an. Hierzu gehören beispielsweise Sportangebote für junge Menschen mit Demenz, die Veranstaltungsreihe „Meet the doctor“ oder die Begleitung von Angehörigentreffen. Die Dipl. Sozialarbeiterin mit einem Beschäftigungsumfang von 50% erhält immer nur an die Förderzusagen befristete Arbeitsverträge. Insbesondere in Vertretungszeiten ist eine Aufrechterhaltung des Beratungsangebotes mit der vorhandenen Personalstruktur schwierig.

Die für die Klienten wichtige Kontinuität kann damit nicht immer gewährleistet werden. Aus Sicht der Pflegeberatung der StädteRegion Aachen ist das DemenzNetz ein wichtiger Kooperationspartner. Es besteht eine gegenseitige Verweisstruktur. Das im DemenzNetz im Einzelfall geleistete Case Management wird in der Pflegeberatung nicht in dem Umfang erbracht.

Das DemenzNetz hat den Vorschlag unterbreitet, die Beratung und die Netzwerkarbeit in die Pflegeberatung zu verlagern und einen Kooperationsvertrag zwischen der StädteRegion und dem Verein DemenzNetz zu schließen. Dazu wäre eine Beschäftigung der Dipl. Sozialarbeiterin bei der StädteRegion Aachen erforderlich.

Aus Sicht der Pflegeberatung ist dies eine optimale Verstärkung des Teams und bietet die Möglichkeit, verstärkt Netzwerkarbeit zu leisten und die breite Erfahrung im Themenfeld Demenz zu nutzen. Hinzu kommt, dass die Fallzahlen in der Pflegeberatung aufgrund der demographischen Entwicklung steigend sind und somit ohnehin in Kürze über eine personelle Verstärkung des Teams hätte nachgedacht werden müssen. Darüber hinaus könnte in Einzelfällen, die dies erfordern, über die so gewonnene erfahrene Mitarbeiterin Case Management angeboten werden.

Der ehrenamtliche Verein DemenzNetz soll weiter geführt werden und durch eine enge Kooperation mit der Pflegeberatung können die Strukturen (beispielsweise Zugang zu den im Verein vertretenen Ärzten) des Vereins genutzt und zahlreiche Aktivitäten fortgeführt werden. Diese Lösung wird die Arbeit der Pflegeberatung nochmals qualitativ stärken und für die betroffenen Menschen die Versorgungsstruktur verbessern und ausbauen. Der Zuschuss an das DemenzNetz für die dort verbleibenden Aktivitäten soll ab 2019 auf 5.000 € gekürzt werden.

Zu Ziffer 11. des Beschlussvorschlages:

Aus der ab 01.01.2018 erfolgten Umstrukturierung der Wirtschaftsförderungsgesellschaft StädteRegion Aachen mbH (WFG) ergaben sich personelle Konsequenzen für alle Mitarbeiter/innen der WFG. Um das Beschäftigungsverhältnis der langjährigen Mitarbeiter/innen zu sichern, hat die Geschäftsführung auf diese Entwicklung bereits frühzeitig reagiert, indem sie adäquate Folgebeschäftigungen für die Mitarbeiter/innen angeboten hat.

Diesbezüglich soll eine zusätzliche Stelle im A 61 – Immobilienmanagement und Verkehr – geschaffen werden, um einen weiteren Mitarbeiter zu übernehmen. Der Aufgabenbereich dieser Stelle erstreckt sich insbesondere auf die Unterstützung des Bereiches für die Projektsteuerung von Bauprojekten. Hierbei stehen die Koordination und Organisation unterschiedlichster Maßnahmen in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Projektleiter im Vordergrund. Dabei wird vor allem das Ziel verfolgt, den reibungslosen und zeitlichen Ablauf zu gewährleisten. Zudem werden die kaufmännische Abwicklung anstehender Investitionsprojekte sowie das damit verbundene Vertragsmanagement Schwerpunkte der neuen Stelle.

Zu Ziffer 12. des Beschlussvorschlages:

Im Zuge des Digitalisierungsprozesses beabsichtigt die Vewaltung auch im A 33 die Digitalisierung von Arbeitsabläufen. Neben der Digitalisierung des Aktenbestands ist ebenfalls geplant, Posteingänge sowie den Aktenversand auf elektronischem Weg zu verarbeiten.

Im Vorfeld wurden bereits die erforderlichen Verfahrensschritte und Abläufe analysiert und konkretisiert. Hieraus resultiert u. a., dass die Scanvorgänge aus Gründen der Qualitätssicherung und der Rechtssicherheit im Amt erfolgen müssen und nicht durch einen externen Dienstleister erfolgen können.

Derzeit leben ca. 84.000 ausländische Mitbürger/innen in der StädteRegion Aachen. Dabei handelt es sich bei etwa 40.000 Personen um EU-Staatsangehörige, der verbleibende Anteil von etwa 44.000 Personen stammt aus Drittstaaten.

Es ist geplant, zunächst den Aktenbestand der EU-Staatsangehörigen zu scannen und weiterführend die Postverteilung an die zuständigen Mitarbeiter/innen sowie die Aktenversendungen im v. g. Sachgebiet digital aufzubauen. Nach Abschluss dieser Aufgabe ist geplant, in weiteren Teilprojekten die Digitalisierung des gesamten Aktenbestands durchzuführen und auch die weiteren Sachgebiete im Bereich Postverteilung und Aktenversendung umzustellen.

Die Maßnahme zielt darauf ab, zu einem zukunftsorientierten und effizienten Verwaltungshandeln beizutragen. Um die Umstellung zügig zu bewerkstelligen, wird die Einstellung von 4 Mitarbeitern/innen als sachgerecht und erforderlich eingeschätzt. Es ist davon auszugehen, dass die Digitalisierung des Aktenbestands einen Zeitraum von 4 bis 6 Jahren in Anspruch nehmen wird. Der personelle Mehrbedarf wird dabei grundsätzlich unbefristet gesehen, da mit fortschreitender Digitalisierung der Ausländerakten ein entsprechend höherer Aufwand bei der Digitalisierung der Eingangspost entstehen wird.

Vor dem Hintergrund der laufenden Organisationsuntersuchung im A 33 sollten die Stellen allerdings zunächst nur befristet ausgeschrieben und besetzt werden.

Zu Ziffer 13. des Beschlussvorschlages:

Im Rahmen des Modellprojektes „KOBSI“ setzt das Schulamt seit Oktober 2015 „systemische Inklusionshilfen" an Regelschulen ein.  An derzeit 13 Grund- und weiterführenden Schulen arbeiten im laufenden Schuljahr Inklusionshilfen mit einem Stundenumfang von 35 Stunden die Woche sowohl während der Unterrichtszeit als auch im OGS. Aus dem Jugendamtsbereich nehmen derzeit die Baesweiler Grundschule St. Andreas, die Realschule Setterich sowie die Sekundarschule Simmerath an dem Projekt teil.

Finanziert werden die Personalkosten aus der Inklusionspauschale des Landes NRW (Anteil der örtlichen Sozialhilfe aus der Inklusionspauschale gem. § 2 des Gesetzes zur Förderung kommunaler Aufwendungen für die schulische Inklusion, zweckgebunden zur „Mitfinanzierung der Unterstützung der Schulen des Gemeinsamen Lernens durch nicht-lehrendes Personal im Dienst der Kommunen“. Die Finanzierung von Einzelfallhilfen durch die Inklusionspauschale ist ausdrücklich ausgeschlossen).

Die Einsatzschulen haben - angepasst an das jeweilige pädagogische Ausrichtung –Einsatzkonzepte der Inklusionshilfen erarbeitet. In Stundenplänen sind Bewegungs- und Entspannungsangebote ebenso festgehalten wie der Einsatz der schulischen Inklusionshilfen in den Klassen, in denen sie regelmäßig am meisten gebraucht werden. Als „Feuerwehr" fangen die systemischen Kräfte darüber hinaus Kinder in Krisen akut im Unterricht auf und stabilisieren diese.

Die Erfahrungen an den dreizehn Pilotschulen sind überzeugend. Die Inklusionshilfen leisten wertvolle Beziehungsarbeit und wirken dadurch präventiv. Die Schulleitungen und Kollegien bringen sich aktiv gestaltend für ein „Miteinander aller Kräfte“ ein. Dieser Ansatz wirkt inklusiver und effektiver als die Begleitung durch externe Einzelhelfer. Schülerinnen und Schüler im Übergang und in Krisen erfahren akute Auffang- und Integrationshilfe durch die flexibel einsetzbare Kraft aus dem System. Insgesamt kommt es zu Entlastungen im Unterricht.  Dadurch gewinnen alle Schülerinnen und Schüler Lernzeit. Das infrastrukturelle Angebot mindert den bürokratischen Aufwand und die Kosten im Rahmen der Eingliederungshilfe.

Es wird vorgeschlagen, die an den weiterführenden Schulen bestehenden Infrastrukturangebote (gem. §§ 79, 80 SGB VIII: rechtzeitige und ausreichende Planung der Vorhaben zur Befriedigung des festgestellten Bedarfs) von KOBSI zu stärken und zunächst auf die kommenden zwei Schuljahre 2018/2019 sowie 2019/2020 befristet jeweils eine zusätzliche systemische Inklusionshilfe an der Realschule Setterich und der Sekundarschule Simmerath einzusetzen. Die operative Umsetzung erfolgt durch die Koordinierungs- und Beratungsstelle im Schulamt für die Städteregion Aachen in enger Abstimmung mit dem Amt für Kinder, Jugend und Familienberatung.

Rechtslage:

s. Ausführungen in der Sachlage

Personelle Auswirkungen:

s. Ausführungen in der Sachlage.

In Summe sind im Stellenplan 2019 insgesamt 11 Stellen einzurichten.

Finanzielle/bilanzielle Auswirkungen:

s. Ausführungen in der Sachlage

In Vertretung

gez.: Hartmann