Beschlussvorlage - 2018/0311

Beschlussvorschlag:

Der Städteregionsausschuss trifft folgende Entscheidungen:

1. Er begrüßt vor dem Hintergrund der Qualitätssicherung in der Bearbeitung der Aufgaben des Versorgungsamtes die in der SV 2018/0311 dargestellte Vorgehensweise. Dabei stellt er fest, dass zwar alle personellen Veränderungen bei der Nachbesetzung von Stellen aufgrund des Ausscheidens von Landesbediensteten zu einem – lediglich formalen - Personalmehrbedarf führen, da das Personal des Landes NRW und die diesbezüglichen Personalaufwendungen bislang nicht im Haushalt veranschlagt werden, dieser Personalkostenaufwand in der Regel jedoch in vollem Umfang durch die Nachersatzpauschale des Landes NRW refinanziert ist.

2. Er stimmt der bedarfsorientierten Nachbesetzung von Stellen nach Ausscheiden von Landesbediensteten im Versorgungsamt (A 57) und der damit verbundenen bedarfsgerechten Erhöhung der Personalaufwendungen (Basisansatz im Sinne des Personalbewirtschaftungskonzeptes) ohne weiteren Beschluss ab dem Zeitpunkt der Einstellung einer/eines neuen Mitarbeiters/Mitarbeiterin in den Jahren 2019 bis 2036 zu.

3. Er beauftragt die Verwaltung, im Rahmen der regelmäßigen Sitzungsvorlagen zum Personalbewirtschaftungskonzept über den aktuellen Stand und die Umsetzung im Sinne von Ziffer 2 des Beschlussvorschlages zu berichten.

4. Er stellt fest, dass bis 2036 insgesamt 21,0 Stellen für ausscheidende Landesbedienstete zu berücksichtigen sind und beauftragt die Verwaltung, im Stellenplan 2019 hiervon zunächst 5,0 Stellen einzurichten. Darüber hinaus beauftragt er die Verwaltung, die übrigen 16,0 Stellen ab 2020 entsprechend der der Sitzungsvorlage 2018/0311 als Anlage beigefügten Aufstellung einzuplanen.

5. Er stimmt den Personalmehraufwendungen in Höhe von 190.400 € für 2019 zu.

6. Ab 2020 werden die zusätzlichen Stellen im Rahmen der jährlich zu erstellenden Sitzungsvorlage für den Stellenplan berücksichtigt und ausgewiesen, solange der Bedarf von 21,0 Stellen bis 2036 nicht überschritten wird. Abweichungen von der derzeitigen Planung (Anlage zu SV 2018/0311) sind im Einzelfall im Rahmen dieses Gesamtkontingents möglich.

Sachlage:

Bei der Verwaltung (hier: Versorgungsamt, A 57) sind neben Beamtinnen und Beamten sowie Tarifbeschäftigten der StädteRegion Aachen auch Beschäftigte der Landesverwaltung eingesetzt. Scheidet ein/e Landesbeschäftigte/r aus, erhält die                StädteRegion Aachen vom Land eine sog. „Nachersatzpauschale“ und wird somit ermächtigt, eine entsprechende Stellennachbesetzung mit „eigenem“ Personal vorzunehmen. Nach aktuellem Kenntnisstand wird davon ausgegangen, dass hierdurch spätestens zum Ende des Jahres 2036 keine Landesbediensteten mehr im Versorgungsamt beschäftigt sein werden. Frühestens wird dies im Jahre 2032 der Fall sein.

Problematisch ist, dass in Bezug auf den Ersatz von Landesbediensteten eine vorausschauende und verlässliche Personalbedarfsplanung nicht möglich ist. Die Abstimmungen erfolgen häufig unmittelbar mit dem Land und die StädteRegion wird in vielen Fällen erst kurzfristig hierüber in Kenntnis gesetzt (sowohl bei der Beantragung von Rente als auch z.B. bei Feststellung einer Erwerbsunfähigkeit o.ä.). Auch wenn es wünschenswert wäre, dass sowohl seitens der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch seitens der Landesverwaltung die erforderlichen Informationen rechtzeitig fließen, ist dies – so zeigt es die Erfahrung – häufig nicht der Fall.

Im Stellenplan der Verwaltung werden die Landesbeschäftigten nachrichtlich aufgeführt, ohne dass ihnen eine Planstelle zugeordnet ist. Hieraus ergibt sich folgende Schwierigkeit:

Scheidet ein/e Landesbeschäftigte/r im Laufe eines Haushaltsjahres aus und war dies bei der Haushaltsaufstellung noch nicht bekannt, so steht zunächst keine freie Stelle zur Verfügung, auf der eine entsprechende Nachfolgekraft beschäftigt werden kann. Da die StädteRegion Aachen jedoch vom Land die o. g. Nachersatzpauschale erhält und für die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung verantwortlich ist, ist sie verpflichtet, auch entsprechendes Personal zu stellen. Ohne eine freie Stelle im Stellenplan ist dies jedoch nur befristet möglich, was die Suche nach qualifiziertem Personal – insbesondere in Zeiten, in denen es ohnehin schon eine besondere Herausforderung ist, Personal zu finden und zu binden – ungleich schwerer macht.

Um dieser zusätzlichen Schwierigkeit in dem ohnehin schon herausfordernden Dreiecksverhältnis „Landesverwaltung-StädteRegion-Mitarbeiter/innen“ besser begegnen zu können - und auch, um die politischen Gremien nur einmalig ausführlich mit der bis zum Jahr 2036 immer wiederkehrenden Situation zu befassen - schlägt die Verwaltung vor, ab dem Stellenplan 2019 für jede potentielle Stellennachfolge eines/einer Landesbeschäftigten eine entsprechende Stelle einzurichten und diese den Landesbediensteten zuzuordnen, so dass eine anderweitige Besetzung ausgeschlossen wird. Auf diese Weise müssten bis zum Jahr 2036 insgesamt 21,0 Stellen zusätzlich eingerichtet werden. Hiervon entfallen auf das Jahr 2019 zunächst 5,0 Stellen. Die nach heutigem Kenntnisstand voraussichtliche Planung für die Jahre 2020 ff. ist der Anlage zu dieser Sitzungsvorlage zu entnehmen. Bei der Planung wurde seitens der Verwaltung der jeweils frühestmögliche Zeitpunkt des Ausscheidens berücksichtigt. Aus diesem Grunde endet die Anlage mit dem Jahr 2032, obwohl es sein kann, dass der/die letzte Landesbeschäftigte erst 2036 ausscheiden wird.

Vor diesem Hintergrund schlägt die Verwaltung vor, den jährlichen Basiswert für Personalaufwendungen bei A 57 bei Ausscheiden eines/einer Landesbediensteten bedarfsgerecht, d.h. um die tatsächlichen Personalkosten der/des neuen Mitarbeiters/Mitarbeiterin, zu erhöhen. Die Verwaltung (hier: Zentrales Controlling) wird über die tatsächlichen Aufwendungen im Rahmen der Fortschreibung des Personalbewirtschaftungskonzeptes berichten.

Diese Vorgehensweise in Form einer „Grundsatzentscheidung“ würde den „formalen Aufwand“ sowohl bei der Verwaltung als auch bei den politischen Gremien deutlich reduzieren. Aus Sicht der Verwaltung wäre dies insbesondere dadurch zu rechtfertigen, dass es sich hierbei um ein Tätigkeitsfeld handelt, zu dessen Ausübung die Verwaltung verpflichtet ist und zudem entsprechende finanzielle Mittel erhält (siehe Rechtslage sowie finanzielle/bilanzielle Auswirkungen).

Rechtslage:

Bei den Aufgaben des Versorgungsamtes handelt es sich um Pflichtaufgaben, für deren Durchführung vom Land Personal bzw. entsprechende finanzielle Mittel zur Verfügung gestellt werden.

Personelle Auswirkungen:

Jede/r ausscheidende Landesbeschäftigte wird zu gegebener Zeit durch städteregionales Personal ersetzt. Ab dem Stellenplan 2019 werden insgesamt zusätzlich 21 Stellen entsprechend eingeplant (vgl. Anlage); über den jeweiligen Stellenplan wird im Rahmen der Beschlussfassung über den Haushalt entschieden.

Aufgrund der besonderen Schwierigkeit, bereits zum jetzigen Zeitpunkt eine verbindliche Aussage zu treffen, wie sich die 21,0 Stellen tatsächlich auf die Jahre 2019 ff. verteilen, hat sich die Verwaltung darauf verständigt, bei einem zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht vorhersehbaren vorzeitigen Ausscheiden eines/einer Landesbediensteten, dem Versorgungsamt vorübergehend eine andere Stelle aus dem Stellenplan der allgemeinen Verwaltung zuzuordnen, bis die „zusätzliche“ Stelle mit dem Stellenplan zum nächsten Haushalt eingeplant werden kann.

Diese Vorgehensweise erleichtert es der Verwaltung, die Zeiträume, in denen Stellen vakant sind, zu verkürzen. Darüber hinaus ist insbesondere die Aussicht auf eine unmittelbar unbefristete Beschäftigung (deren Voraussetzung jedoch eine freie Stelle im Stellenplan ist) mit großer Wahrscheinlichkeit hilfreich im Rahmen der Personalgewinnung.

Finanzielle/bilanzielle Auswirkungen:

Als finanziellen Ausgleich für den Nachersatz pro Vollzeitäquivalent erhält die Verwaltung einen jährlichen Betrag von derzeit 61.613 € zzgl. 9.242 € für Arbeitsplatzkosten, insgesamt also 70.855 € (sog. Nachersatzpauschale). Diese Pauschale wird bei Tarifsteigerungen entsprechend angepasst. Da es sich um eine Pauschale handelt, ist der Betrag, welcher im Rahmen des Nachersatzes geleistet wird, unabhängig von der tatsächlichen Vergütung des/der nachfolgenden Mitarbeiters/Mitarbeiterin. Es wird daher davon ausgegangen, dass die entstehenden Personalkosten im Schnitt vollständig gedeckt werden. Der Basiswert soll demnach für jede/n ausscheidende/n Landesbeschäftigte/n bedarfsgerecht erhöht werden.

Für die Personalaufwendungen sind im Haushaltsentwurf 2019 bei Produkt 05.03.02 -Aufgaben des Schwerbehindertenrechts- bzw. bei Produkt 05.06.01 -Aufgaben/Leistungen nach dem Bundeselterngeld- und Bundeselternzeitgesetz- jeweils bei Sachkonto 500001 „Personalaufwendungen“ entsprechende Mittel eingeplant. Die Nachersatzpauschale ist in den beiden Produkten jeweils bei Sachkonto 413100 „Allgemeine Zuweisungen vom Land“ veranschlagt.

Der für 2019 zu beschließende Personalmehrbedarf beträgt 190.400 €; davon sind rd. 141.100 € im Haushaltsentwurf 2019 enthalten. Die restlichen Mittel in Höhe von rd. 49.300 € müssten zusätzlich zur Verfügung gestellt werden. Gleichzeitig können die Erträge aus der Nachersatzpauschale um 49.300 € angehoben werden, so dass der Haushalt nicht belastet wird.

Soziale Auswirkungen:

Das vorgeschlagene Vorgehen sichert, dass im Falle des Ausscheidens von Landesbediensteten jeweils eine schnellstmögliche Nachbesetzung durch eigenes Personal erfolgen kann. Dies wiederum stellt sicher, dass die StädteRegion ihrem Anspruch als Soziale Region durch eine verlässliche Sachbearbeitung in den Dienstleistungen „Elterngeld“ und den Dienstleistungen für schwerbehinderte Menschen gerecht wird.

Im Auftrag:

gez. Prof. Dr. Vomberg