Beschlussvorlage - 2025/0188-E1

A)  Beschlussvorschlag der Antrag stellenden Fraktionen:

 

Die Verwaltung wird beauftragt, ein strukturelles, personelles und räumliches Konzept zur modernen Verwaltung der Städteregion Aachen 2030 zu erarbeiten und schrittweise umzusetzen. Dies soll, basierend auf einer Bestands- bzw. Ist-Dokumentation von Personal und Gebäudebestand (in einer Flächenaufteilung) sowie einer Kostenbewertung erfolgen.

 

Bereits begonnene und geplante Projekte sollen in die Konzeption mit einbezogen werden.

 

B)  Geänderter Beschlussvorschlag der Verwaltung:

 

Die Verwaltung wird beauftragt, ihre New Work Strategie den Ausführungen der Sitzungsvorlagen 2024/0265-E2 und 2024/0448-E1 entsprechend kontinuierlich fortzuentwickeln und schrittweise umzusetzen.

Sachlage:

Bezugnehmend auf den Antrag der FDP-Städteregionstagsfraktion vom 28.05.2024 zum Thema „Effiziente Büroflächennutzung in der Verwaltung der StädteRegion“ wurde in der Sitzung des Ausschusses für Personal, Informationstechnik und Beteiligungen am 19.06.2024 seitens der Verwaltung mit der Vorlage 2024/0265-E1 eine schriftliche Stellungnahme abgegeben.

Ergänzend dazu erfolgte im Bauausschuss am 11.09.2024 sowie im Ausschuss für Personal, Informationstechnik und Beteiligungen am 12.09.2024 mit Sitzungsvorlage 2024/0265-E2 eine Mitteilung über den aktuellen Stand und das weitere Vorgehen der Verwaltung. Zudem wurde in den genannten Ausschüssen eine Präsentation gehalten, in der anhand einer Visualisierung bereits umgesetzte bzw. anhand einer Visualisierung geplante Maßnahmen mit dem Fokus auf ausgewählte Pilotämter vorgestellt wurden.

 

Aufgrund der entsprechenden Beschlüsse in den o.g. Sitzungen wird die Verwaltung in den für Juni 2025 geplanten Sitzungen des Ausschusses für Personal, Informationstechnik und Beteiligungen sowie des Bauausschusses erneut über den Fortschritt berichten.

 

 

In der Sitzungsvorlage 2024/0383 wurde im September 2024 über die Fortschreibung der Personalbedarfsplanung für den Planungszeitraum bis zum 31.12.2029 sowie zu personalstrategischen Überlegungen und Maßnahmen berichtet.

Auf Antrag der CDU-Städteregionstagsfraktion und Städteregionstagsfraktion Bündnis 90/ DIE GRÜNEN vom 11.10.2024 wurde in ergänzendem Kontext mit der Vorlage 2024/0448-E1 zu Maßnahmen gegen Fachkräftemangel und zur Personalbindung informiert. 

Insoweit wurde in den letzten Monaten die aktuelle strukturelle, personelle und räumliche Strategie mit dem jeweiligen Fokus bereits vorgestellt.

 

 

Nunmehr beantragen die SPD-Städteregionstagsfraktion und die FDP-Städteregionstagsfraktion mit Antrag vom 30.01.2025, die Verwaltung mit der Erarbeitung eines strukturellen, personellen und räumlichen Konzeptes zur modernen Verwaltung der Städteregion Aachen 2030 zu beauftragen und dieses Konzept im Anschluss schrittweise umzusetzen. Dies soll, basierend auf einer Bestands- bzw. Ist-Dokumentation von Personal und Gebäudebestand (in einer Flächenaufteilung) sowie einer Kostenbewertung erfolgen.

 

Raumkonzepte für städteregionale Verwaltungsstandorte müssen in einer individuell differenzierten Betrachtung gegliedert werden. Es gibt hierbei neben den Besonderheiten des baulichen Bestands viele verschiedene Aspekte, die geprüft und anhand der gewonnenen Erkenntnisse bewertet sowie umgesetzt werden müssen.

 

Im Rahmen umfangreicher baulicher Sanierungsmaßnahmen von Verwaltungsflächen wird grundsätzlich immer der New-Work-Aspekt berücksichtigt. Allerdings müssen die Konzepte an die jeweiligen Aufgaben, Art der Nutzung, Adressatenkreis, Frequentierungsintensität, Digitalisierungsgrad und weitere Spezifika der einzelnen Organisationseinheiten angepasst werden. Planerisch legt die Verwaltung gleichzeitig Wert auf eine möglichst multifunktionale Gestaltung, um bei einem Nutzerwechsel oder einer veränderten Nutzung mit geringen Anpassungen flexible Angebote schaffen zu können.

 

Durch eine Öffnung von Büroflächen, eine moderne Gestaltung der Arbeitsplätze und ein Buchungssystem für Desk-Sharing-Arbeitsplätze wird eine effizientere Nutzung der Büroflächen erreicht werden können. Aber nicht allein die Effizienz in der Raumnutzung, sondern auch die Schaffung einer modernen und mitarbeiterfreundlichen Arbeitsumgebung ist das Ziel aller derzeit laufenden Umgestaltungen. Es gilt daher, auch in Bestandsflächen eine ausreichende Anzahl an Arbeitsplätzen in einem funktionalen, offenen und attraktiven Umfeld zu schaffen. Neben adäquaten Besprechungsräume auch für Besuchergespräche/ Kundensituationen müssen Rückzugsorte wie Telefon- oder Videokonferenzboxen, Konferenzräume, soziale Räume (offene Teeküchen) oder z.B. Team-Ecken integriert werden, die eine angemessene Zusammenarbeit fördern und zu einem positiven Arbeitsklima beitragen. Ein solcher „Flächentausch“ wirkt sich zum Wohle der Mitarbeitenden aus und trägt damit maßgeblich zur Arbeitgeberattraktivität der StädteRegion Aachen bei.

 

Da es sich bei allen derzeit laufenden Maßnahmen um sog. „Pilot"-Umbauten und -Umgestaltungen handelt, sollen die in diesen Maßnahmen gewonnenen Erkenntnisse zukünftig in den weiteren anstehenden Planungen Berücksichtigung finden. Hierbei wurden bewusst ganz unterschiedliche Aufgabenfelder und Räumlichkeiten für die Pilot-Umbauten ausgewählt, um möglichst vielfältige Erfahrungen sammeln zu können.

 

Bereits jetzt wird mit dem Konzept in der Nebenstelle Steinstraße in Eschweiler ein dezentrales Angebot in Form von Co-Working-Arbeitsplätzen für die Mitarbeitenden der StädteRegion geschaffen. Die Fertigstellung der Flächen wird im Laufe des Jahres 2025 erfolgen. Mit der Fertigstellung werden alle Mitarbeitenden die Gelegenheit haben, die dortigen Arbeitsplätze flexibel zu buchen. Die Nutzung und die daraus resultierenden Rückmeldungen bleiben abzuwarten.

 

 

Insofern ist der erste Schritt der beantragten Gesamtstrategie derzeit schon mitten im Gange, Vorstellungen zu den z.T. bereits in Umsetzung befindlichen bzw. geplanten Raumkonzepten dazu erfolgten im Bauausschuss am 11.09.2024. Inwieweit eine auf den ersten Erkenntnissen beruhende Gesamtkonzeption für alle städteregionalen Liegenschaften und alle Organisationseinheiten zukünftig zielführend ist, kann daher zu diesem frühen Zeitpunkt noch nicht abgeschätzt werden. Die Verwaltung beabsichtigt, zunächst die Erkenntnisse aus den ersten Umbauten und die Resonanz der Kunden und Mitarbeitenden im Hinblick auf die geänderte Nutzung abzuwarten. Ggfs. macht es Sinn, nur einige grundsätzliche Vorgaben für alle Gebäude und Nutzungen zu definieren und möglichst viele individuelle und flexible an den Bedarfen der Organisationseinheiten und der Kunden orientierte Lösungen zuzulassen. Gerade die im Antrag aufgeführten Aspekte wachsender Komplexität, steigenden Innovations- und Arbeitstempos sowie digitaler Transformation belegen das Erfordernis einer kontinuierlichen und flexiblen Anpassung an diese Veränderungen, auf die auch mit dynamischen Prozessen reagiert werden muss. Ein einheitliches Konzept mit Ist-Dokumentation und statischer Flächenaufteilung scheint insofern für diese Erfordernisse aus Sicht der Verwaltung nicht geeignet, sondern es wird das schrittweise aufeinander aufbauende Vorgehen vorgeschlagen, um auf die dynamischen Entwicklungen und Erkenntnisse adäquat sowie flexibel reagieren zu können.

Über den Fortgang wird die Verwaltung in künftigen Ausschüssen regelmäßig berichten.

 

Zu den im Antrag aufgeworfenen Fragestellung kann insoweit bereits aus der laufenden Strategie abgeleitet werden:

 

- Raumkonzepte der Zukunft für die Städteregionsverwaltung, Intregation moderner Raumkonzepte in den Bestand

Siehe Vorstellung und Präsentationen im BAU am 11.09.2024 sowie PERS am 12.09.2024, laufende und geplante Projekte, insbes. Umbau Aachen Arkaden, StädteRegionshaus Zollernstraße, Nebenstelle Roskaul Baesweiler, Nebenstelle Steinstraße Eschweiler

 

-  Gemeinsame/ dezentrale Raumnutzungkonzpete, Co-Working-Spaces

Dezentrale Raumkonzepte mit New-Work-Konzepten sind bspw. über die Städteregions-Nebenstellen Roskaul Baesweiler und insbesondere Steinstraße Eschweiler bereits konzeptioniert, insbesondere die Steinstraße als besonderer Pilot für flexible Arbeitsplatzsituationen, siehe Vorstellung und Präsentationen im BAU am 11.09.2024 sowie PERS am 12.09.2024 und ergänzende Ausführungen oben.

 

 - Auswirkung der Digitalisierung auf bestehende Nutzflächen, effizientere Auslastung der Büro- und Sitzungsräume, Raum- und Platzbuchungssysteme

Wie bereits konzeptioniert, siehe Vorstellung und Präsentationen im BAU am 11.09.2024 sowie PERS am 12.09.2024, laufende und geplante Projektliste sowie Ausführungen oben, Erfahrungen sollen nun mit den unterschiedlichen Pilotämtern weiter evaluiert werden.

 

- Zentralisierung durch neue Raumkonzepte, Nutzungsänderung als Option in den Bestandsgebäuden der StädteRegion, mögliche Flächenersparnis

Siehe Vorstellung und Präsentationen im BAU am 11.09.2024 sowie PERS am 12.09.2024, Vorstellung neuer Raumkonzepte für das StädteRegionshaus Zollernstraße, Anfang 2024 Strategie zum Zusammenzug von Ämtern und Flächen durch weitere Flächenkonzentration in den Aachen-Arkaden (im Gegenzug künftig Aufgabe von Flächen von A 33 in der Hackländerstraße).

 

Personelle Auswirkungen:

Die kontinuierliche Optimierung der Arbeitsbedingungen der Mitarbeitenden der StädteRegion Aachen trägt zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität bei.

 

Finanzielle Auswirkungen:

Die o.g. in Umsetzung befindlichen bzw. konkret geplanten Projekte sind bereits in zurückliegenden Haushaltsjahren bzw. dem Haushaltsentwurf enthalten. Konkrete finanzielle Auswirkungen werden sich im Zuge der Fortführung der Strategie ergeben und diese seitens der Verwaltung den politischen Gremien zu gegebener Zeit vorgelegt.

In Vertretung:    Im Auftrag:

gez.: Nolte        gez.: Lo Cicero-Marenberg