Mitteilungsvorlage - 2023/0509

Sachlage

In der Sitzung des Städteregionstages am 15.06.2022 wurde die Verwaltung aufgrund des Antrags der CDU-Städteregionstagsfraktion und der GRÜNE-Städteregionstagsfraktion vom 26.04.2022 beauftragt, ein Konzept zu erarbeiten, digitale Sitzungen für städteregionale Gremien – nach dem Gesetz der Landesregierung – durchführen zu können und entsprechend notwendige Beschlüsse vorzubereiten (s. Vorlage 2022/0211).

 

Seinerzeit berichtete die Verwaltung, dass die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (gpa NRW) vom Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes Nordrhein-Westfalen (MHKBG NRW) beauftragt werden sollte, geeignete digitale Abstimmungs- und Videokonferenzsysteme zu prüfen und ggf. zuzulassen.

 

Die gpa NRW ist zwischenzeitlich beauftragt worden und prüft Anträge von Herstellern von Anwendungen zur Bild-Ton-Übertragung und/oder Durchführung digitaler Abstimmungen in digitalen und hybriden Sitzungen.

 

Mit Stand 24.10.2023 ist das von der StädteRegion Aachen genutzte Ratsinformationssystem ALLRIS der Firma CC e-gov GmbH als Abstimmungssystem durch die gpa NRW zertifiziert. Die Verwaltung ist bereits mit der regio iT und der Firma CC e-gov GmbH hinsichtlich einer künftigen Umsetzung des Abstimmungssystems in Gespräche eingestiegen.

Hinsichtlich eines Videokonferenzsystems hat die gpa NRW zwischenzeitlich erste Zertifizierungen erteilt. Da die regio iT aber einen eigenen Antrag auf Zertifizierung bei der gpa NRW für die Anwendung „Zoom MC by regio iT“ gestellt hat und dies die seitens der Verwaltung präferierte Lösung wäre, schlägt die Verwaltung vor, das Ergebnis des Antragsprozesses abzuwarten.

Unabhängig davon stehen weitere Themen auf der Liste zur Umsetzung digitaler und hybrider Sitzungen. Dies sind insbesondere

• Anpassung der Hauptsatzung als Grundlage für die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen bei der StädteRegion Aachen
• Regelungen zum organisatorischen Ablauf (bspw. Sitzungsdurchführung, Sicherstellen der Öffentlichkeit, Herstellen der Nichtöffentlichkeit, Befangenheit, usw.)
• Regelungen zum IT-Support während der Sitzungen, Umgang mit technischen Störungen
• Durchführung von Abstimmungen
• Datenschutz

 

Zur Vertiefung der Themen plant die Verwaltung, den Arbeitskreis „papierloser Sitzungsdienst“, dem Mitglieder aller Städteregionstagsfraktionen angehören, ausführlich zu informieren und die weitere Vorgehensweise abzustimmen. Hinsichtlich der Zusammensetzung des Arbeitskreises und der zeitnahen Terminierung wird die Verwaltung auf die Städteregionstagsfraktionen zugehen.

 

Die Verwaltung bittet um Kenntnisnahme.

 

Rechtslage

§ 32 a KrO NRW i.V.m. 57a GO NRW ist die Grundlage dafür, in besonderen Ausnahmefällen (bspw. Katastrophen oder epidemische Lagen) Sitzungen des Städteregionstages, des Städteregionsausschusses sowie der Fachausschüsse digital durchführen zu können.

 

§ 41a KrO NRW i.V.m. § 58 a GO NRW bietet die Möglichkeit, in der Hauptsatzung festzulegen, dass Sitzungen der Ausschüsse des Städteregionstages außerhalb von besonderen Ausnahmefällen in hybrider Form durchgeführt werden dürfen. Sitzungen des Städteregionstages, des Städteregionsausschusses und des Rechnungsprüfungsausschusses sind von dieser Regelung ausgenommen.

Personelle Auswirkungen

Keine.

 

Finanzielle/bilanzielle Auswirkungen

Nach derzeitigem Kenntnisstand geht die Verwaltung davon, dass zusätzliche Kosten anfallen könnten für

• die Erweiterung von Allris um das Abstimmungssystem,
• die Nutzung von "Zoom MC by regio iT" für den Anwendungsfall "Digitale und hybride Sitzungen",
• einen – auch aufgrund der Sitzungszeiten - erweiterten IT-Support während der Sitzungen.

Die genauen Kosten lassen sich noch nicht beziffern.

In Vertretung:

gez.: Nolte