Beschlussvorlage - 2023/0531

1. Der Bauausschuss nimmt zur Kenntnis, dass der aktuelle Ausschreibungsprozess zur Erneuerung der IT-Grundstruktur in den mandatierten Schulen im Stadtgebiet Aachen im Rahmen der Förderung durch den DigitalPakt Schule NRW (fünf Ausschreibungen) in drei Fällen zu keinen Angeboten und in zwei Fällen lediglich zu unwirtschaftlichen Angeboten führte. 

 

2. Der Bauausschuss bekräftigt weiterhin das strategische Ziel gleichwertiger Standards in Bezug auf die IT-Grundstruktur an den mandatierten Schulen und den Schulen im ehemaligen Kreisgebiet (vgl. Sitzungsvorlage-Nr. 2017/0489) in Trägerschaft der StädteRegion Aachen. 

 

3. Vor diesem Hintergrund nimmt der Bauausschuss zur Kenntnis, dass die ZVS Stadt Aachen und deren RPA empfohlen haben, alle Ausschreibungen unter Anpassung der vergabetechnischen Rahmenbedingungen, aber gleich bzgl. der baulichen Anforderungen, neu auszuschreiben. 

 

4. Der Bauausschuss nimmt zur Kenntnis, dass die darauffolgenden Arbeiten an der IT-Grundstruktur gemäß des aktuellen Zeitplans bei störungsfreiem Verlauf voraussichtlich im Oktober 2025 abgeschlossen sein werden. 

 

5. Angesichts der unter Pkt. 4 und unter finanziellen/bilanziellen Auswirkungen erläuterten Problematik wird die Verwaltung beauftragt, sich weiterhin über die Kommunalen Spitzenverbände beim Land NRW für eine Verlängerung des Durchführungszeitraumes bis 31.10.2025 einzusetzen.

 

Sachlage

 

Im Rahmen des Förderprogramms „DigitalPakt Schule NRW“ wurde der StädteRegion Aachen durch entsprechenden Runderlass des Landes NRW ein Förderbudget in Höhe von insgesamt 6.543.659 € zugesprochen, dass im Falle eine Bewilligung zur Durchführung entsprechender Maßnahmen der Digitalisierung durch einen Eigenanteil in Höhe von 10 % (727.073 €) auf insgesamt 7.270.732 € aufgestockt wird.

 

Das Förderprogramm differenziert sich in vier Förderbereiche. Im Rahmen des Förderbereiches „IT-Grundstruktur“ können Fördergelder zum Ausbau des Internetanschlusses von Schulen, der digitalen Vernetzung in Schulgebäuden und auf dem Schulgelände und des schulischen WLANs beantragt werden. Entsprechend wurden durch die Verwaltung Anträge zum Ausbau der IT-Grundstruktur an den 17 Schulen in Trägerschaft der StädteRegion Aachen gestellt und auch bewilligt.

 

In einem ersten Schritt wurden die Digitalpakt-Fördergelder für die Schulen im ehemaligen Kreisgebiet beantragt und bewilligt. Entsprechende, umfangreiche bauliche Maßnahmen wurden zwischenzeitlich abgeschlossen. Für die Schulen im Stadtgebiet Aachen, aufgrund der Mandatierung des E 26 der Stadt Aachen für entsprechende Arbeiten „mandatierte Schulen“ genannt, stehen nach Abschluss der Maßnahmen in den  Schulen im ehemaligen Kreisgebiet aktuell noch ca. 3,8 Mio. € des o.g. Förderbudgets zur Verfügung. Der Durchführungszeitraum für diese Maßnahmen endet am 31.12.2024. Auszahlungen, die bis zum 31.10.2024 erfolgt sind, können im Jahr 2024 abgerufen werden. Die Auszahlungen, die ab dem 01.11.2024 bis 31.12.2024 erfolgen, können im Rahmen des Bewilligungszeitraumes Anfang Januar 2025 abgerufen werden. Bewilligungszeitraum ist abweichend zum Durchführungszeitraum der 31.03.2025.

 

Die Erstellung der Planunterlagen durch das seitens E 26 der Stadt Aachen beauftragte Ingenieurbüro und die Veröffentlichung der Ausschreibung hat dort zu erheblichen Zeitverzögerungen geführt. Hinzu kamen Zeitverluste durch die Dauer zwischen Beantragung und Bewilligung der Maßnahmen durch die Bezirksregierung Köln sowie im Rahmen der Abstimmung der Unterlagen vor dem Hintergrund teils stark ausdifferenzierter schulischer Wünsche. Infolge dieser Zeitverzögerungen wurde offensichtlich, dass ein Abschluss aller erforderlichen baulichen Maßnahmen an sämtlichen mandatierten Schulen voraussichtlich erst bis zum 3. Quartal 2025 möglich ist und darüber hinaus die Gesamtkosten die zur Verfügung stehenden Fördermittel überschreiten werden. Aus diesem Grund wurden ca. 1,58 Mio. € für die erforderlichen Arbeiten bereits vorsorglich in 2023 für den HH 2025 vorgesehen. Ab dem 01.01.2025 können keine förderwirksamen Maßnahmen mehr stattfinden und abgerechnet werden.

 

Die Arbeiten für die mandatierten Schulen wurden zwischenzeitlich, i.R.d. Mandatierung des E 26 über die Vergabestelle der Stadt Aachen, ausgeschrieben. Die Gesamtausschreibung gliederte sich wie folgt in einzelne Ausschreibungen und ggf. Lose:

 

• Ausschreibung 1: Berufskolleg für Gestaltung und Technik der StädteRegion Aachen, Neuköllner Straße 15 („BK GuT“),
• Ausschreibung 2: Mies-van-der-Rohe-Schule, Berufskolleg der StädteRegion Aachen, Neuköllner Straße 17 („MvdR“),
• Ausschreibung 3:
  • Los 1: Paul-Julius-Reuter-Berufskolleg der StädteRegion Aachen,

Beeckstraße 23-25 („PJR“),

• Los 2: Berufskolleg für Wirtschaft und Verwaltung der StädteRegion Aachen, Lothringer Straße 10 sowie Beeckstraße 26-30 („BWV“),

• Ausschreibung 4: Käthe-Kollwitz-Schule der StädteRegion Aachen, Bayernallee 6 („KKS“),
• Ausschreibung 5:
  • Los 1: Kleebach-Schule, Förderschule der StädteRegion Aachen, Lindenstraße 91 sowie Von-Coels-Straße 162
  • Los 2: Janusz-Korczak-Schule, Klinikschule der StädteRegion Aachen, Neuenhofer Weg 21a („JKS“).

 

Die Ausschreibungsergebnisse in Form von rechnerisch geprüften Angeboten liegen mittlerweile vor. Lediglich für zwei von fünf Ausschreibungen/Schulen wurden insgesamt drei Angebote abgegeben, die sämtlich über den Kostenberechnungen des beauftragten Ingenieurbüros liegen:

 

Ausschrei-bung	Los	Schule	Anzahl der Angebot	Oberhalb Kostenschätzung
1		BK GuT	1 Angebot	67 %
2		MvdR	2 Angebote	80 %
3	1	PJR	kein Angebot
3	2	BWV	kein Angebot
4		KKS	kein Angebot
5	1	Kleebach-Schule	kein Angebot
5	2	JKS	kein Angebot

 

Als Ergebnis zeigt sich, dass bereits die erheblich über der Schätzung liegenden Angebote für die Ausschreibungen 1 und 2 das restliche Fördermittelbudget ausschöpfen und überschreiten würden. Die Vergabestelle der Stadt Aachen kam daher zu dem Ergebnis, die Aufhebung der Ausschreibung gem. § 17 (1) Nr. 3 VOB/A aus wirtschaftlichen Gründen zu empfehlen.

 

In der Folge wurden/werden kurzfristig erneute Ausschreibungen auf den Weg gebracht, so dass die Submissionen zur Käthe-Kollwitz-Schule, Paul-Julius-Reuter-Berufskolleg und Berufskolleg für Wirtschaft und Verwaltung, Janusz-Korczak-Schule und Kleebachschule in der 48. und 49. Kalenderwoche vorgesehen sind.

Sobald die Aufhebungsverfahren für die Mies-van-der-Rohe-Schule und BK Gestaltung und Technik beendet sind, werden hier ebenfalls die Neuausschreibungen terminiert.

 

Gemäß des Bewilligungsbescheides der Bezirksregierung Köln und auch ausweislich zwischenzeitlicher Nachfragen dort ist der o.g. Durchführungszeitraum für alle Maßnahmen unverändert auf den 31.12.2024 begrenzt.

 

Die Standards der IT-Grundstruktur in den mandatierten Schulen sollen dem in den Schulen im ehemaligen Kreisgebiet entsprechen. Ziel ist es, so viele Fördermittel in 2024 abzurufen wie möglich. Die Voraussetzungen für Mittelabrufe bzw. die Überweisung der Fördergelder im DigitalPakt sind nicht klar definiert. Deshalb wurde in der KW 40/2023 eine schriftliche Anfrage an die Bezirksregierung gestellt, ob für den Abruf der Fördermittel auch Teilrechnungen ausreichend sind oder sich die Abrechnung auf Teilgewerke beziehen muss. Diese Aussage ist essenziell für den Mittelabruf bis zum 31.12.2024. Die Bezirksregierung teilte mit, dass der Mittelabruf auf Grundlage von Teilrechnungen erfolgen kann.  Insoweit kann ein Teil der Fördergelder in 2024 abgerufen werden.

 

Überdies wird die StädteRegion nicht die einzige Gebietskörperschaft sein, die aufgrund nicht vorliegender oder unwirtschaftlicher/zu hoher Angebote Schwierigkeiten hat, Leistungen zu beauftragen und fertigzustellen sowie die Fördermittel bis zum 31.12.2024 abzurufen bzw. die für den Abruf erforderlichen Arbeiten fristgerecht zu beenden.

 

Daher hat die Verwaltung bereits mit den Kommunalen Spitzenverbänden Kontakt aufgenommen, die Lage geschildert und um Information zum Sachstand gebeten, welchen Verlauf die politischen Bemühungen um eine Verlängerung der Ausführungsfrist bis zum 31.10.2025 zwischenzeitlich genommen haben. Ein Ergebnis liegt noch nicht vor.

Finanzielle/bilanzielle Auswirkungen

 

Das noch zur Verfügung stehende Fördervolumen im DigitalPakt Schule für die mandatierten Schulen beträgt ca. 3,8 Mio. €.

 

Angesichts des Endes des Durchführungszeitraums beim DigitalPakt, laut Förderbescheid am 31.12.2024, ist damit sicher, dass das bereitstehende Fördervolumen in 2024  – je nach zeitlichem Verlauf der Bauarbeiten in noch nicht genau bezifferbarer Höhe – nicht vollumfänglich abgerufen werden kann und die in 2024 nicht abrufbaren Fördermittel sowie die ab dem 01.01.2025 entstehenden  Baukosten  über  den Haushalt der StädteRegion zu finanzieren sind.

 

Die im HH 2023 eingestellten ca. 3,8 Mio. Fördermittel werden in den Haushalt 2024 verschoben. Für die darüber hinaus voraussichtlich entstehenden Kosten werden für den HH 2025 ca. 1,58 Mio. € angemeldet.

 

Im Auftrag:

gez.: Lo Cicero-Marenberg